II SA/Wa 1751/24

WyrokWSA w Warszawie2025-08-07

Skład orzekający: Sławomir Antoniuk, Danuta Kania, Dorota Kozub-Marciniak

Analiza orzeczenia

Sekcja wygenerowana przez AI na podstawie treści orzeczenia — nie stanowi cytatu.

Zagadnienie prawne
Czy organ administracji publicznej jest zobowiązany do wydania zaświadczenia potwierdzającego, że określony okres pracy cywilnej nie został w całości zaliczony do wysługi emerytalnej, a pozostała część nie skutkuje pobieraniem świadczeń, jeśli taka informacja nie wynika wprost z posiadanych przez organ rejestrów, ewidencji lub innych danych?
Ratio decidendi
Organ administracji publicznej nie jest zobowiązany do wydania zaświadczenia, jeśli żądana treść wykracza poza zakres faktów i danych znajdujących się w jego posiadaniu, wynikających z prowadzonych rejestrów czy ewidencji. Postępowanie o wydanie zaświadczenia ma charakter odformalizowany i polega na przeniesieniu danych z posiadanych zasobów, a nie na dokonywaniu ustaleń faktycznych czy ocen prawnych. Nie można wydać zaświadczenia stwierdzającego nieistnienie faktów lub stanu prawnego, ani weryfikować merytorycznie wcześniejszych decyzji.
Stan faktyczny
Skarżący J. G. zwrócił się do Dyrektora Wojskowego Biura Emerytalnego o wydanie zaświadczenia dotyczącego okresu pracy cywilnej zaliczonego do wysługi emerytalnej oraz okresu pracy cywilnej, który nie został zaliczony do 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej i z którego nie pobiera świadczeń. Organ pierwszej instancji odmówił wydania zaświadczenia, a Minister Obrony Narodowej utrzymał tę decyzję w mocy, uznając, że żądanie wykracza poza zakres danych posiadanych przez organ. Skarżący wniósł skargę do WSA, argumentując, że zaświadczenie jest mu potrzebne do złożenia wniosku o emeryturę z ZUS i że organ posiada dane pozwalające na jego wydanie.
Rozstrzygnięcie
Oddalono skargę.

Pełny tekst orzeczenia

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Antoniuk (spr.), Sędzia WSA Danuta Kania, Asesor WSA Dorota Kozub-Marciniak, , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 7 sierpnia 2025 r. sprawy ze skargi J. G. na postanowienie Ministra Obrony Narodowej z dnia [...] sierpnia 2024 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia oddala skargę Minister Obrony Narodowej (MON) postanowieniem z [...] sierpnia 2024 r. nr [...], na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144 w zw. z art. 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572, z późn. zm.); zwanej dalej "K.p.a.", po rozpoznaniu zażalenia J. G. na postanowienie Dyrektora Wojskowego Biura Emerytalnego w [...] (Dyrektora WBE) z [...] lipca 2024 r. o odmowie wydania zaświadczenia o żądanej treści, utrzymał w mocy zaskarżone rozstrzygnięcie. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ wskazał, że zgodnie z art. 217 § 2 pkt 2 K.p.a. zaświadczenie wydaje się, jeżeli osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny, w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Jak wynika z art. 218 K.p.a. w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2 K.p.a., organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Wydanie zaświadczenia na podstawie art. 217 § 2 pkt 2 K.p.a. polega na przeniesieniu danych ze znajdujących się w posiadaniu organu rejestrów, ewidencji i innych zbiorów do treści zaświadczenia. Zaświadczenie jest aktem wiedzy, a nie woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego, nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej, ani też nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Nie jest zatem dopuszczalne dokonywanie w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń, jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych niewynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów, bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Organ wydając zaświadczenie związany jest treścią wniosku, których poświadczenia domaga się zainteresowany. J. G. wnioskiem z [...] czerwca 2024 r. wystąpił do Dyrektora WBE w [...] o wydanie zaświadczenia o treści: "1) zaświadcza się, iż w związku ze złożonym przez Ubezpieczonego wnioskiem [...] marca 2007 r. okres pracy cywilnej jaki został zaliczony Ubezpieczonemu przez Dyrektora Wojskowego Biura Emerytalnego w [...] do wysługi emerytalnej w wysokości nieprzekraczającej 75% podstawy wymiaru emerytury, zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 grudnia 1993 r. o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin (Dz. U z 2024 r., poz. 242) wynosi 5 lat, 5 miesięcy i 15 dni co stanowi 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej. 2) za okres pracy cywilnej wymieniony we wniosku, o którym mowa w punkcie 1 zaświadczenia, wynoszący 3 lata, 8 miesięcy i 6 dni, doliczony przez organ rentowy w wymiarze wykraczającym poza 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej, wskazany w decyzji organu rentowego z [...] kwietnia 2007 r., znak [...], ubezpieczony nie pobiera świadczenia emerytalnego ani żadnych innych świadczeń wynikających z przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin". Powyższe wynika z faktu, że J. G. wnioskiem z [...] marca 2007 r. zwrócił się do wojskowego organu emerytalnego o wydanie decyzji określającej nową podstawę wymiaru przysługującego świadczenia emerytalnego. Dyrektor WBE w [...] decyzją z [...] kwietnia 2007 r., dokonał zmiany podstawy wymiaru przysługującego wnioskodawcy świadczenia, poprzez doliczenie do wysługi emerytalnej okresu zatrudnienia po zwolnieniu ze służby wojskowej w wymiarze 9 lat, 3 miesięcy i 21 dni. Łączny procentowy wymiar emerytury uwzględniający okresy służby wojskowej wraz z okresami pracy po zwolnieniu ze służby, wyniósł 79,98%. Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 18 ustawy z dnia 10 grudnia 1993 r. o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin (Dz. U. z 2024 r., poz. 242), kwota emerytury nie może przekraczać 75% podstawy wymiaru emerytury i tym samym wojskowy organ emerytalny, w myśl powyższej zasady przyjął tę wartość do wyliczeń ujętych w decyzji z [...] kwietnia 2007 r. W ocenie organu odwoławczego analiza żądania J. G. zawarta we wniosku z [...] czerwca 2024 r. wykracza poza zakres faktów i danych znajdujących się w aktach sprawy, bowiem dotyczy stwierdzenia określonych uprawnień, jak również ich braku. Niedopuszczalnym jest dokonywanie w trybie wydawania zaświadczeń, jakichkolwiek ustaleń, oceny stanu prawnego czy też analiz. Zaświadczenie nie przyznaje, nie stwierdza, jak również nie uznaje praw ani obowiązków wynikających z przepisów prawa, a potwierdza jedynie informacje posiadane przez organ. W przedmiotowej sprawie bezspornym jest doliczenie do wysługi emerytalnej przez wojskowy organ emerytalny, okresu aktywności zawodowej J. G. po zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej, w wymiarze 9 lat, 3 miesięcy i 21 dni. Dyrektor WBE w [...] w oparciu o posiadaną dokumentację prawidłowo zatem uznał, że wydanie zaświadczenia o żądanej treści nie jest zasadne, gdyż wykraczałoby poza zakres informacji, którym powinno odpowiadać zaświadczenie. Wydanie zaświadczenia o żądanej treści, pozostawałoby w sprzeczności z decyzją z [...] kwietnia 2007 r. Minister stwierdził, że strona nie może formułować twierdzeń co do okoliczności faktycznych oczekując, że to organ ma w takim wypadku obowiązek poszukiwania dowodów, by te twierdzenia potwierdzić. Podstawą rozstrzygnięcia sprawy przez organ administracji mogą być jedynie takie dowody, które zostały przeprowadzone w ramach postępowania w danej sprawie i które czynią obowiązek wydania przez organ postanowienia o określonej treści. Odnosząc się do zarzutu pominięcia pełnomocnika w toku czynności postępowania administracyjnego organ wyjaśnił, że doręczenie postanowienia stronie zamiast ustanowionemu przez nią pełnomocnikowi ma - w stosunku do tej strony - wymiar wyłącznie informacyjny. Czynność ta wywołuje jedynie ten skutek, że strona zostaje poinformowana o treści pisma. Natomiast skutki prawne związane z doręczeniem rozpoczynają się dopiero z datą skutecznego doręczenia pisma (orzeczenia) ustanowionemu przez stronę pełnomocnikowi. Oznacza to, że doręczenie bezpośrednio, a nie ustanowionemu przez niego pełnomocnikowi, nie miało w sprawie żadnego wpływu na bieg terminu przewidzianego art. 129 § 2 K.p.a. Powyższe postanowienie stało się przedmiotem skargi wniesionej przez J. G. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, któremu zarzucił naruszenie: 1. art. 138 § 1 pkt 2 K.p.a. w zw. z art. 217 § 2 pkt 2 K.p.a. w zw. z art. 218 § 1 K.p.a. poprzez ich niezastosowanie i w konsekwencji nieprawidłowe utrzymanie w mocy postanowienia Dyrektora WBE w [...] z [...] lipca 2024 r., w sytuacji gdy był zobligowany do wydania skarżącemu zaświadczenia zgodnie z jego żądaniem z uwagi na brak przesłanek uprawniających do odmowy wydania zaświadczenia, a zatem ww. postanowienie należało uchylić i przekazać sprawę do rozpoznania organowi pierwszej instancji, 2. art. 7 K.p.a. w zw. z art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1251); powoływanej dalej jako "ustawa emerytalna" w zw. z art. 117 ust. 1 tej ustawy, poprzez przeprowadzenie postępowania w sposób nieuwzględniający słusznego interesu skarżącego, w sytuacji, gdy uzyskanie zaświadczenia o wnioskowanej treści jest niezbędne do złożenia wniosku o emeryturę z ZUS. W związku z powyższym wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz poprzedzającego go postanowienia organu pierwszej instancji oraz zasądzenie kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych. Pełnomocnik skarżącego wskazał, że pojęcie "interesu prawnego" użyte w przepisie art. 217 § 2 pkt 2 K.p.a. należy interpretować szeroko. Obejmuje ono każdą sytuację, w której uzyskanie urzędowego potwierdzenia określonego stanu faktycznego lub prawnego może, choćby hipotetycznie, wpłynąć na prawa lub obowiązki wnioskodawcy (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 22 marca 2022 r. sygn. akt II SA/O1 191/22, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z 14 grudnia 2010 r. sygn. akt II SA/Bk 133/10, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 19 lipca 2022 r. sygn. akt II SA/Rz 279/22). Zaznaczył, że w przedmiotowej sprawie skarżący uzasadniając wniosek o wydanie zaświadczenia powołał się na art. 217 § 2 K.p.a. wskazując na swój interes prawny, polegający na uzyskaniu zaświadczenia w celu jego przedłożenia Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych wobec konieczności udokumentowania okresu pracy cywilnej. Zaświadczenie miało stanowić potwierdzenie faktu, że wymagany okres pracy cywilnej skarżącego doliczony do 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej wynosił 5 lat, 5 miesięcy, 15 dni, zaś za pozostały okres pracy cywilnej w wymiarze 3 lat, 8 miesięcy i 6 dni nie pobiera żadnych świadczeń wynikających z ustawy o zapatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin. Wydanie zaświadczenia pozwoliłoby uwzględnić okres pracy cywilnej w wymiarze 3 lat, 8 miesięcy i 6 dni przez organ rentowy przy określaniu należnej mu emerytury z systemu powszechnego. Podkreślił, że skarżący nie miał i nie ma innej możliwości wykazania faktycznego okresu pracy cywilnej, niż uzyskanie stosowanego zaświadczenia z WBE w [...]. Przepis art. 2 ustawy emerytalnej umożliwia emerytowanym żołnierzom zawodowym i funkcjonariuszom służb mundurowych nabycie prawa do emerytury z powszechnego systemu emerytalnego. Z kolei art. 5 ust. 2a ustawy emerytalnej stanowi, że w stażu emerytalnym nie uwzględnia się okresów służby wojskowej oraz służby w formacjach "mundurowych", jeżeli z tego tytułu ustalono prawo do świadczeń okresowych w ustawach o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy służb zawodowych. Natomiast zgodnie z art. 14, art. 15 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy do wysługi emerytalnej żołnierza, który pozostawał w służbie przed 2 stycznia 1999 r. zalicza się z urzędu posiadane przed przyjęciem do służby okresy składkowe i nieskładkowe w rozumieniu ustawy emerytalnej. Na wniosek emeryta do wysługi emerytalnej, dolicza się również okresy przypadające po zwolnieniu ze służby: 1. zatrudnienia przed 1 stycznia 1999 r. w wymiarze czasu pracy nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy; 2. opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po 31 grudnia 1998 r. lub okres nieopłacania składek z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia. Przy czym okresy zatrudnienia lub opłacania składek dolicza się do wysługi emerytalnej, jedynie, gdy emerytura wynosi mniej niż 75% podstawy jej wymiaru. Z uwagi na spłaszczenie podstawy wymiaru emerytury wojskowej do maksymalnie 75% w przypadku skarżącego "cywilny" okres ubezpieczenia w wymiarze 3 lat, 8 miesięcy i 6 dni w żaden sposób nie zwiększył mu świadczenia. Innymi słowy, nie istniała możliwość uwzględnienia w wysłudze wojskowej "cywilnego" dalszego okresu zatrudnienia w wymiarze 3 lat, 8 miesięcy i 6 dni, bowiem osiągnął maksymalny wskaźnik podstawy wymiaru wojskowego świadczenia emerytalnego dzięki zaliczeniu do okresu wysługi 5 lat, 5 miesięcy i 15 dni pracy cywilnej. Jednocześnie "niewykorzystany" okres pracy cywilnej w wymiarze 3 lat, 8 miesięcy i 6 dni chce wskazać we wniosku o emeryturę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednak odmowa wydania zaświadczenia przez Dyrektora WBE w [...], uniemożliwia skarżącemu wskazanie i udokumentowanie tego okresu pracy cywilnej. W związku z powyższym należy uznać, że J. G. miał interes prawny w uzyskaniu wnioskowanego zaświadczenia Pełnomocnik skarżącego podkreślił, że wydanie zaświadczenia w oparciu o art. 217 § 2 pkt 2 K.p.a. polega na przeniesieniu danych ze znajdujących się w posiadaniu organu rejestrów, ewidencji i innych zbiorów do treści zaświadczenia. Zwrócił uwagę, że domagał się wydania zaświadczenia "stwierdzającego", bowiem treść zaświadczenia odpowiadać będzie stanowi faktycznemu wynikającemu z akt osobowych znajdujących się w posiadaniu przez WBE w [...]. Odmowa wydania zaświadczenia może mieć miejsce jedynie wówczas, gdy strona nie wykaże interesu prawnego lub gdy fakty albo stan prawny nie wynikają z prowadzonych przez organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych. Nie sposób jednak uznać, że WBE w [...] nie dysponuje informacją o tym, jaki okres jego pracy cywilnej był niezbędny do uzyskania nieprzekraczającej 75% podstawy wymiaru emerytury, a jaki okres pracy cywilnej nie zwiększył świadczenia emerytalnego. W świetle treści przepisów ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy oczywistym jest, że z uwagi na ustawowe spłaszczenie podstawy wymiaru emerytury wojskowej do maksymalnie 75%, organ nie mógł zaliczyć wszystkich okresów pracy cywilnej w poczet okresu wysługi. W takim bowiem wypadku jego emerytura wynosiłaby 79,98%, co w zgodnie z przywołaną treścią art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy jest niedopuszczalne. Tak więc wydanie zaświadczenia dotyczyło wyłącznie potwierdzenia powyższych faktów. W ocenie pełnomocnika skarżącego wbrew twierdzeniu organu, samo wydanie zaświadczenia o żądnej treści nie wywoła skutków w postaci przyznania, ograniczenia bądź pozbawienia go uprawnień, taki skutek może wywołać dopiero dalsza decyzja wydana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który będzie samodzielnie oceniał wniosek o emeryturę, w oparciu o odrębne przepisy i po przeprowadzeniu własnego postępowania wyjaśniającego w sprawie. Błędne jest również stanowisko organu, że żądanie zaświadczenia o wnioskowanej treści, było sprzeczne z treścią decyzji z [...] kwietnia 2007 r. Dane, których potwierdzenia w formie zaświadczenia żąda skarżący, nie wynikają wprost z jej treści. Decyzja z [...] kwietnia 2007 r. nie określa bowiem okresu pracy cywilnej jaki został zaliczony ubezpieczonemu przez Dyrektora WBE w [...] do wysługi emerytalnej w wysokości 75% podstawy wymiaru emerytury, zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym, z decyzji tej nie wynika również to, że za okres pracy cywilnej wynoszący 3 lata, 8 miesięcy i 6 dni, doliczony w wymiarze wykraczającym poza 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej, ubezpieczony nie pobiera świadczenia emerytalnego ani żadnych innych świadczeń wynikających z przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując argumentację zawartą w zaskarżonym rozstrzygnięciu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Sąd rozpoznał sprawę w trybie uproszczonym, z uwagi na treść art. 119 pkt 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935, z późn. zm.); zwanej dalej P.p.s.a., gdyż przedmiotem zaskarżenia było postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służyło zażalenie. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267, z późn. zm.), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem zaskarżonej decyzji administracyjnej i to z przepisami obowiązującymi w dacie jej wydania. Innymi słowy, sąd administracyjny nie orzeka co do istoty sprawy w zakresie danego przypadku, lecz jedynie kontroluje legalność rozstrzygnięcia zapadłego w postępowaniu z punktu widzenia jego zgodności z prawem materialnym i obowiązującymi przepisami prawa procesowego. Skarga analizowana pod tym kątem nie zasługuje na uwzględnienie. Kwestionowane przez skarżącego w niniejszej sprawie postanowienia odmawiają wydania zaświadczenia o treści: "1) zaświadcza się, iż w związku ze złożonym przez Ubezpieczonego wnioskiem [...] marca 2007 r. okres pracy cywilnej jaki został zaliczony Ubezpieczonemu przez Dyrektora Wojskowego Biura Emerytalnego w [...] do wysługi emerytalnej w wysokości nieprzekraczającej 75% podstawy wymiaru emerytury, zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 grudnia 1993 r. o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin (Dz. U z 2024 r., poz. 242) wynosi 5 lat, 5 miesięcy i 15 dni co stanowi 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej. 2) za okres pracy cywilnej wymieniony we wniosku, o którym mowa w punkcie 1 zaświadczenia, wynoszący 3 lata, 8 miesięcy i 6 dni, doliczony przez organ rentowy w wymiarze wykraczającym poza 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej, wskazany w decyzji organu rentowego z [...] kwietnia 2007 r., znak [...], ubezpieczony nie pobiera świadczenia emerytalnego ani żadnych innych świadczeń wynikających z przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin". Problematykę wydawania zaświadczeń regulują przepisy działu VII K.p.a. Zgodnie z art. 217 § 1 i 2 K.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli: 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa, 2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym poświadczeniu określonych faktów lub stanu prawnego. W myśl art. 218 § 1 K.p.a. w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów, bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Stosownie do art. 219 K.p.a. odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie, następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Postępowanie w sprawie wydawania zaświadczeń ma charakter odformalizowany i uproszczony, nie znajdują w nim zastosowania przepisy ogólnego postępowania administracyjnego. W szczególności w postępowaniu o wydanie zaświadczenia nie prowadzi się postępowania dowodowego. Celem tego postępowania jest m.in. ustalenie, czy z dokumentacji posiadanej przez organ wynikają fakty, których potwierdzenia żąda osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia. Organ administracyjny zaświadcza bowiem jedynie o tym, co jest w jego ewidencji, rejestrach bądź innych danych (patrz wyrok WSA w Warszawie z dnia 13 listopada 2017 r. sygn. akt I SA/Wa 1112/17). Podkreślić należy, że zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem w formie pisemnej obiektywnie istniejącego (aktualnie lub w przeszłości) stanu rzeczy (faktycznego lub prawnego) dokonane przez organ administracji publicznej na żądanie zainteresowanej osoby, której interes oparty jest na prawie (por. Z. Kmiecik, Charakter prawny zaświadczenia a możliwość ustalania i weryfikacji jego treści, Państwo i Prawo, 2004 r., Nr 10, str. 58). Treścią zaświadczenia musi być jedynie pozytywne załatwienie wniosku osoby ubiegającej się o jego wydanie, jeśli posiadana przez organ dokumentacja pozwala na potwierdzenie faktu lub stanu prawnego (wyrok NSA z 11 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Wr 2709/98). Zaświadczenia są więc aktami, które potwierdzają istnienie praw lub obowiązków określonych (to jest stworzonych lub ustalonych) uprzednio indywidualnym aktem prawnym. Zaświadczenia nie są aktami administracyjnymi, lecz czynnościami faktycznymi, ponieważ nie są oświadczeniami woli a oświadczeniami wiedzy. Istota zaświadczenia sprowadza się więc do tego, że nie rozstrzyga ono o żadnych prawach lub obowiązkach, nie może również tworzyć nowej sytuacji prawnej. Zaświadczenie nie może rozstrzygać czegokolwiek, zwłaszcza o istnieniu lub nieistnieniu obowiązku lub prawa. Poprzez wydane zaświadczenie organ potwierdza jedynie istnienie określonego stanu w oparciu o posiadane już dane, a postępowanie wyjaśniające, o jakim mowa w art. 218 § 2 K.p.a., spełnia jedynie rolę pomocniczą przy ustalaniu treści zaświadczenia (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 3 grudnia 2010 r. sygn. akt II SA/Wr 551/10). W okolicznościach tej sprawy, skarżący we wniosku z [...] czerwca 2024 r. domagał się potwierdzenia faktu, że wymagany okres jego pracy cywilnej doliczony do 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej wynosił 5 lat, 5 miesięcy, 15 dni, zaś za pozostały okres pracy cywilnej w wymiarze 3 lat, 8 miesięcy i 6 dni nie pobiera żadnych świadczeń wynikających z ustawy o zapatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin. Jednakże przedmiotowa informacja nie wynika z dostępnych Dyrektorowi WBE w [...] rejestrów, ewidencji i innych zasobów danych. Źródłem informacji o okresach zaliczonych do wysługi lat żołnierza, od których zależy świadczenie emerytalne jest decyzja Dyrektora WRE w [...] z [...] kwietnia 2007 r. o zmianie wymiaru emerytury. Jednakże przedmiotowa decyzja nie określa okresu pracy cywilnej jaki został zaliczony ubezpieczonemu przez Dyrektora WBE w [...] do wysługi emerytalnej w wysokości 75% podstawy wymiaru emerytury, zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym. Nie określa także, iż za okres pracy cywilnej wynoszący 3 lata, 8 miesięcy i 6 dni, doliczony w wymiarze wykraczającym poza 75% podstawy wymiaru emerytury wojskowej, ubezpieczony nie pobiera świadczenia emerytalnego ani żadnych innych świadczeń wynikających z przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin. Zatem uwzględnienie wniosku skarżącego wykraczałoby poza tzw. postępowanie gabinetowe poprzedzające wydanie zaświadczenia i poza zakres wiedzy organu. Jak już wyżej zostało wyjaśnione, treścią zaświadczenia może być jedynie pozytywne załatwienie wniosku o potwierdzenie faktu lub stanu prawnego. Nie można zatem wydać zaświadczenia stwierdzającego nieistnienie faktów lub nieistnienie określonego stanu prawnego, zgodnie z wnioskiem skarżącego. W istocie skarżący domaga się przeprowadzenia merytorycznej weryfikacji wydanej w sprawie decyzji i dokonania rozstrzygnięcia, którego decyzja ta nie zawiera. W konsekwencji powyższego, zasadnie organ I instancji odmówili wydania skarżącemu zaświadczenia żądanej treści z wniosku z [...] czerwca 2024 r., a organ odwoławczy to rozstrzygniecie utrzymał w mocy uznając, że wydanie zaświadczenia polegać powinno na przeniesieniu danych ze znajdujących się w posiadaniu organu rejestrów, ewidencji i innych zbiorów do treści zaświadczenia - a okoliczność objęta żądaniem skarżącego nie może być stwierdzona na podstawie dokumentów, rejestrów, ani ewidencji organu. W świetle powyższych rozważań Sąd uznał, że zaskarżone postanowienie jest zgodne z prawem. Zarówno argumentacja skargi, jak i analiza akt sprawy, nie ujawniły wad tego rodzaju, które mogłyby prowadzić do jego uchylenia. Nie uchybiono ani przepisom postępowania w zakresie powinności właściwego wyjaśnienia sprawy - w kontekście jej ram prawnych - jak i przepisom prawa materialnego, determinującym warunki, gdy stosowne zaświadczenie można wydać. Z przytoczonych wyżej przyczyn, na podstawie art. 151 P.p.s.a., orzeczono jak w sentencji wyroku. Powołane w niniejszym wyroku orzeczenia sądów administracyjnych są dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych (www.orzeczenia.nsa.gov.pl).

Źródło: Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych (orzeczenia.nsa.gov.pl), pozyskano 28.07.2026. · Źródło