II SAB/Wa 593/21

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Kwiecińska, Sędzia WSA Agnieszka Góra-Błaszczykowska, Sędzia WSA Iwona Maciejuk (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 17 maja 2022 r. sprawy ze skargi G. A. na bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r. 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania w przedmiocie rozpatrzenia wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r.; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ nie miało miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. oddala skargę w pozostałym zakresie; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz G. A. kwotę 100 (słownie: sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. Pismem z dnia [...] sierpnia 2021 r. G. A. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłość i bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w rozpoznaniu jego wniosku (skargi) z dnia [...] czerwca 2020 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych przez Jednostkę Wojskową [...]. Skarżący wniósł o stwierdzenie, że organ dopuścił się przewlekłości postępowania administracyjnego w części wniosku (skargi) dotyczącego przetwarzania jego danych osobowych, stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności w części wniosku (skargi) dotyczącego przetwarzania danych osobowych najbliższych członków jego rodziny – dzieci, stwierdzenie, że przewlekłość oraz bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, zobowiązanie organu do wydania w terminie 30 dni od uprawomocnienia się wyroku decyzji rozstrzygającej kwestię naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych skarżącego i najbliższych członków jego rodziny - dzieci, wymierzenie organowi grzywny w wysokości 4.000 zł, przyznanie sumy pieniężnej w wysokości 4.000 zł oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania. Zarzucił organowi naruszenie: - art. 8 § 1 k.p.a., art. 12 k.p.a., art. 35 § 1 i 3 k.p.a., art. 36 § 1 i 2 k.p.a. w wyniku niczym nie uzasadnionej przewlekłości postępowania administracyjnego w części dotyczącej przetwarzania jego danych osobowych oraz braku zakończenia postępowania wydaniem decyzji ostatecznej w terminie, o którym mowa w art. 35 k.p.a. i nie wykonanie obowiązków zawiadomienia o przyczynach zwłoki, - rażące naruszenie art. 8 k.p.a. w zw. z art. 61a § 1 k.p.a. w zw. z art. 33 § 4 w zw. z art. 35 § 1 i 3 k.p.a. oraz art. 36 § 1 i 2 k.p.a. poprzez bezczynność w zakresie prowadzenia postępowania w części skargi dotyczącej najbliższych członków rodziny - jego dzieci, w sytuacji uznania, iż skarga w tej części postępowania została wniesiona przez osobę nie będącą stroną podczas gdy skarga w zakresie została wniesiona przez niego jako najbliższego członka rodziny i organ nie wykazał jakie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu pełnomocnictwa, a następnie nie podjął żadnych czynność uznając lakonicznie, iż brak udostępnienia rzez niego aktów urodzenia dzieci i brak ujawnienia ich adresów zamieszkania stanowi braki formalne wniesionej skargi, - art. 64 § 1 i 2 k.p.a. w zw. z art. 63 § 2 k.p.a. w zw. z art. 33 § 4 k.p.a. poprzez bezpodstawne żądanie przez organ uzupełnienia braków formalnych uznając, że brakiem formalnym są kopie aktów urodzenia dzieci i ustalenie adresów ich zamieszkania, podczas gdy wymogiem wynikającym z art. 63 § 2 k. p. a. oraz 64 § 1 k.p.a. jest wskazanie w podaniu osoby, od której pochodzi wniosek oraz jej adresu, które to obowiązki zostały wykonane przez niego, a organ w swoim piśmie nie wykazał innych przepisów prawa, z których wynika obowiązek udostępnienia aktów urodzenia i adresów zamieszkania moich dzieci, podczas gdy ochrona ich interesów przeze mnie jako ojca nie powinna budzić wątpliwości co do udzielenia pełnomocnictw i jego zakresu (art. 33 § 4 k.p.a.), - naruszenie art. 7 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz art. 104 i art. 107 k.p.a. poprzez nie wydanie decyzji administracyjnej w przedmiocie rozstrzygnięcia przepisów dotyczących danych osobowych przez skarżony podmiot i nakazania przywrócenia stanu pierwotnego. W uzasadnieniu skargi podniósł m.in., że w dniu [...] czerwca 2020 r. wniósł skargę w przedmiocie przetwarzania danych osobowych przez Jednostkę Wojskową [...], wskazując na bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych jego oraz jego dzieci, nie wywiązywanie się z obowiązku informacyjnego oraz udzielanie nieprawdziwych informacji, a także nie wykonanie obowiązku usunięcia danych na jego żądania. W dniu [...] lipca 2020 r. organ działając na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. wystosował do niego pismo z żądaniem usunięcia braków formalnych, domagając się pozyskania aktów urodzenia dzieci i danych o miejscach ich zamieszkiwania, informując jego przy tym o możliwości udostępnienia tych danych skarżonemu podmiotowi. Skarżący wskazał, że organ w piśmie nie wykazał podstawy prawnej żądania pozyskania dokumentów i informacji dotyczących jego dzieci do czego w ocenie skarżącego był zobowiązany na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., na którym opierał swoje żądanie. Skarżący podał, że w dniu [...] lipca 2020 r. wystosował do organu pismo, wnosząc o wskazanie konkretnego przepisu prawa, który w celu wszczęcia postępowania administracyjnego nakazuje udostępnienie aktów urodzenia dzieci i ich adresów zamieszkania wskazując nadto na wykroczenie żądania organu poza normę prawną wynikającą art. 63 § 2 oraz art. 33 § 4 k.p.a. Skarżący dodał, że w dniu [...] sierpnia 2020 r. wniósł ponaglenie - wezwanie do usunięcia naruszenia art. 37 k.p.a. wskazując bezczynność organu, gdyż od daty wniesienia skargi do dnia wystosowania ponaglenia upływało dwa miesiące, tj. termin wynikający z art. 35 § 3 k.p.a., na mocy którego organ winien zakończyć postępowanie administracyjne. Z kolei w dniu [...] sierpnia 2020 r., a zatem na dwa miesiące od wniesienia skargi i ponad miesiąc po uzyskaniu odpowiedzi organ wystosował pismo informujące, iż postępowanie będzie prowadzone "wyłącznie w zakresie Pana danych osobowych, natomiast w pozostałym zakresie została pozostawiona bez rozpoznania", co uzasadnia twierdzenie o bezczynności postępowania w zakresie skargi dotyczącym najbliższych członków rodziny - jego dzieci, gdyż zdaniem skarżącego w sytuacji uznania, iż skarga w części dotyczącej członków najbliższej rodziny została wniesiona przez osobę niebędącą stroną postępowania organ na mocy obowiązków wynikających z art. 61 a § 1 k.p.a. winien wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, które w tej sprawie nie zostało wydane. Skarżący zaznaczył, że organ nie wskazał nadto żadnego przepisu prawa do czego był zobowiązany na mocy art. 64 § 2 k.p.a., z którego wynika iż wymogiem formalnym do wszczęcia postępowania poza wnioskiem i podaniem adresu wnioskującego jest pozyskanie aktów urodzenia najbliższych członków jego rodziny - dzieci i ustalenia adresów ich zamieszkania, co do których zakres udzielonego pełnomocnictwa nie powinien budzić żadnych wątpliwości i na takie wątpliwości nie wskazywał organ. Skarżący wskazał też m.in., że pomiędzy [...] września 2020 r., a [...] grudnia 2020 r. (ponad trzy miesiące) kiedy zostało złożone kolejne ponaglenie - wezwanie do usunięcia naruszenia art. 37 k.p.a. organ nie prowadził żadnych czynności związanych z wyjaśnieniem sprawy i nie wykonywał nadal obowiązku wynikającego z art. 36 k.p.a., tj. nie zawiadamiał o przyczynach zwłoki, nie wskazując nowego terminu załatwienia sprawy i nie informując o prawie do wniesienia ponaglenia. Dopiero w dniu [...] stycznia 2021 r. (cztery miesiące od wpłynięcia pisma JW [...]) organ poinformował o wystosowaniu do JW. [...] kolejnego pisma odmawiając przy tym przesłania drogą elektroniczną skanu odpowiedzi udzielonej przez JW. [...], a tym samym uniemożliwiając prawo do czynnego udziału w sprawie i weryfikację informacji, mając pełną wiedzę, iż jednostka udziela informacji niezgodnych ze stanem faktycznym. Skarżący podniósł, że w dniu [...] maja 2021 r. (dwa miesiące od wpływu wyjaśnień z JW. [...]) organ poinformował go o wpłynięciu w dniu [...] mara 2021 r. wyjaśnień skarżonego podmiotu, żądając od niego dowodów na okoliczność nieuzasadnionego przetwarzania danych osobowych jego będących w zasobach organu przy innej sprawie (wyjaśnienia skarżącego z dnia [...] maja 2021 r.). W dniu [...] czerwca 2021 r. organ wystosował do JW. [...] kolejne pismo, na które uzyskał odpowiedź w dniu [...] czerwca 2021 r. i od tego czasu organ nie prowadzi żadnych czynności wyjaśniających i nie wykonał nadal obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a. co uzasadnia twierdzenie o nieuzasadnionej opieszałości i przewlekłości postępowania w przedmiocie przetwarzania danych osobowych jego i bezczynności w zakresie przetwarzania danych osobowych jego dzieci. Skarżący zwrócił uwagę, że w dniu [...] lipca 2021 r. wniósł ponaglenie - wezwanie do usunięcia uchybień wynikających z art. 37 k.p.a. (bezczynność/przewlekłość). Mając powyższe na uwadze skarżący zauważył, że sprawa nie została rozpatrzona przez organ w wymaganym prawem terminie. Od dnia bowiem złożenia wniosku do dnia złożenia niniejszej skargi upłynął rok i miesiąc, a zatem termin określony w art. 35 § 3 k.p.a. nie tylko został nie zachowany, ale został rażąco przekroczony, a on utracił całkowicie kontrolę nad danymi swoimi i swoich dzieci. Skarżący wskazał także, że organ naruszył art. 36 § 1 k.p.a., poprzez zaniechanie obowiązku informowania o zwłoce, nie wskazywanie nowego terminu i przyczyn tej zwłoki, nie wydał postanowienia o odmowie wszczęcia w zakresie skargi dotyczącej członków jego rodziny (art. 61 a § 1 k.p.a) i nie informował jego przez cały czas prowadzenia sprawy o wynikach i efektach poczynionych ustaleń do czego był zobowiązany na podstawie art. 9 k.p.a. i art. 77 ust. 2 RODO. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie podnosząc, że G. A. pismem z dnia [...] czerwca 2020 r. zwrócił się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z wnioskiem (skargą) na niezgodne z prawem przetwarzanie przez Jednostkę Wojskową [...] jego danych osobowych oraz danych osobowych jego dzieci. Skarga wpłynęła do organu w dniu [...] czerwca 2020 r. Pismem z dnia [...] lipca 2020 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, działając na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi, poprzez przesłanie: kopii odpisu aktu urodzenia jego dzieci, oświadczenia, że jest on ich prawnym opiekunem (nie został pozbawiony praw rodzicielskich), informacji o ich imionach, nazwiskach (jeśli noszą inne niż skarżący), oraz informacji o adresie zamieszkania dzieci, stałym miejscu pobytu (jeżeli jego dzieci są małoletnie), lub jeżeli dzieci skarżącego są pełnoletnie - stosownego pełnomocnictwa przez nie udzielonego, ze wskazaniem adresów ich zamieszkania. Pismem z dnia [...] lipca 2021 r. skarżący odmówił przekazania ww. informacji i dokumentów. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych pismem z dnia [...] sierpnia 2020 r., poinformował skarżącego o wszczęciu postępowania w zakresie przetwarzania jego danych osobowych przez Jednostkę oraz o pozostawieniu podania bez rozpoznania w zakresie dotyczącym danych osobowych jego dzieci. W dniu [...] sierpnia 2021 r. wpłynęło do Urzędu pismo skarżącego, stanowiące wezwanie organu do usunięcia naruszenia z art. 37 k.p.a. Pismem z dnia [...] sierpnia 2020 r. organ poinformował skarżącego o wystąpieniu do Jednostki z wezwaniem do złożenia stosownych wyjaśnień w sprawie (w tym ustosunkowania się do treści skargi). Pismem z dnia [...] września 2020 r. Jednostka złożyła wyjaśnienia w sprawie. W dniu [...] października 2020 r. skarżący zapoznał się z aktami przedmiotowej sprawy oraz wykonał zdjęcia z akt. Prezes UODO wskazał, że dwoma pismami z dnia [...] października 2020 r. skarżący wniósł o wyłączenie "pracowników UODO", którzy braki udział w postępowaniu o sygnaturze [...] oraz złożył wniosek o podjęcie czynności wyjaśniających. Pismem z dnia [...] grudnia 2020 r. skarżący wezwał organ do usunięcia naruszenia z art. 37 k.p.a. Organ w dniu [...] stycznia 2021 r. wydał postanowienie o odmowie wyłączenia pracowników Urzędu z przedmiotowego postępowania, uznając wniosek skarżącego jako bezzasadny. Pismem z [...] stycznia 2021 r. organ wystąpił do Jednostki z wezwaniem do złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie, o czym skarżący pismem o tej samej dacie został poinformowany. W dniu [...] lutego 2021 r. wpłynął wniosek Jednostki o przesłanie kopii skargi celem udzielenia rzetelnej odpowiedzi. Organ podał, że pismem z dnia [...] lutego 2021 r. przesłał kopię skargi Jednostce, ponownie wzywając ją do złożenia wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych działaniach. W dniu [...] marca 2021 r. skarżący złożył wniosek o sporządzenie kopii fragmentu akt. W dniu [...] marca 2021 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły wyjaśnienia Jednostki. W dniu [...] kwietnia 2021 r. skarżący ponaglił organ do rozpoznania jego wniosku z [...] marca 2021 r. W dniu [...] kwietnia 2021 r. organ wydał postanowienie o odmowie uwzględnienia wniosku o wydanie skanów dokumentów z akt administracyjnych. Pismem z dnia [...] maja 2021 r. G. A. złożył do Wojewódzkiego Sadu Administracyjnego w Warszawie skargę na postanowienie Prezesa UODO z dnia [...] kwietnia 2021 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 14 października 2021 r., sygn. akt II SA/Wa 2140/21 uchylił zaskarżone postanowienie. Pismem z dnia [...] maja 2021 r. organ ponownie zwrócił się do Jednostki z wezwaniem do złożenia wyjaśnień, jednocześnie informując skarżącego o podjętej czynności w sprawie. W dniu [...] maja 2021 r. do Urzędu wpłynęły wyjaśnienia Jednostki. Pismem z dnia [...] czerwca 2021 r. organ wezwał Jednostkę do udzielenia kolejnych wyjaśnień, informując skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. W dniu [...] czerwca 2021 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynął wniosek skarżącego o "przesłanie drogą elektroniczną poprzez e-PUAP" kolejnych dokumentów. W dniu [...] czerwca 2021 r. do Urzędu wpłynęły wyjaśnienia Jednostki. W dniu [...] maja 2021 r. skarżący złożył wniosek o wyłączenie pracowników Departamentu Skarg, w tym jego Dyrektora. W dniu [...] lipca 2021 r. organ otrzymał pismo Jednostki, stanowiące odpowiedź na wezwanie organu oraz skarżącego ponaglenie do rozpoznania jego wniosku o wyłączenie pracownika. W dniu [...] i [...] lipca 2021 r. Prezes Urzędu wydał dwa postanowienia o odmowie wyłączenia pracowników z przedmiotowego postępowania, uznając wniosek skarżącego za niezasadny. Pismem z dnia [...] lipca 2021 r. skarżący złożył do organu ponaglenie - wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z art. 37 k.p.a. Mając powyższe na uwadze w ocenie organu skarga G. A. jest niezasadna. Odnosząc się do zarzutu skarżącego, że organ prowadził postepowanie w sposób przewlekły organ wskazał, że postępowania jest prowadzone w terminie dłuższym niż przewidziane w art. 35 k.p.a. Podkreślił, że w żadnym razie nie uchylał się od wydania rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie. Przeciwnie przedsięwziął wszelkie przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. Organ podniósł, że skarżący kierując do organu szereg wniosków zarówno dowodowych jak również natury proceduralnej (wnioski o wyłączenie pracowników organu), pisząc przy tym w sposób nieprecyzyjny, czasem wręcz niezrozumiały, prowadził do wydłużenia postępowania. Skarżący w postępowaniu złożył 18 pism. Jednostka natomiast odpowiadając na kolejne wezwania organu, składała lakoniczne wyjaśnienia, co powodowało konieczność ich uzupełnienia. Zdaniem organu działania stron spowodowały konieczność podjęcia kolejnych czynności, wydłużających czas rozpatrywania skargi. Wnioski skarżącego powodowały konieczność udzielenia na nie odpowiedzi, bądź wyrażenia stanowiska w postanowieniach, ale także kierowania do Jednostki kolejnych wezwań do złożenia wyjaśnień, przesłania dodatkowych dokumentów. W ocenie organu czynności w sprawie podejmował możliwie najszybciej, jednakże był uzależniony od czynników zewnętrznych, konieczność uzyskania wyjaśnień, analizy kolejnych wniosków dowodowych stron oraz rozpatrzenia wniosków natury proceduralnej. Organ podniósł także, że jest centralnym i jedynym organem powołanym do zajmowania się szeroko rozumianą tematyką ochrony danych osobowych, bez jednostek pomocniczych/terytorialnych. Do Urzędu wpływa wiele skarg w zakresie ochrony danych osobowych, z których każda rozpatrywana jest indywidualnie według kolejności wpływu. Ponadto pandemia wirusa SARS-CoV-2 wymusiła zmianę organizacji pracy Urzędu w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom. Pracownicy zostali zobowiązani w okresie od marca 2020 r. do [...] lipca 2021 r. do pracy w systemie zdalnym (i hybrydowym). Tym samym wydłużył się czas na skompletowanie papierowych akt i pism w sprawie, przygotowywanie projektów pism oraz ich wysyłanie. Dodatkowo organ wskazał, że w sprawie wystąpiła konieczność analizy treści szeregu jego wniosków np. o wyłączenie pracowników, wstrzymujących możliwość podejmowania czynności merytorycznych. Skarżący kwestionował bezstronność pracowników biorących udział w postępowaniu, w tym Dyrektora Departamentu Skarg. Realizacja takiego wniosku wiąże się z koniecznością jego przekazania do rozpatrzenia innemu pracownikowi Urzędu, zapoznaniem się ze sprawą, dokonania weryfikacji podniesionych zarzutów i przygotowania stanowiska. Organ zamiast przeznaczyć czas na merytoryczne rozpatrzenie sprawy, musiał ten czas poświęcić na przygotowanie kolejnych pism (postanowień) i ich wysyłanie do stron. Po uzupełnieniu braków przez skarżącego organ niezwłocznie podejmował kolejne czynności wyjaśniające w sprawie i informował o nich skarżącego. Organ zwrócił uwagę, że wniosek (skarga) wpłynął do Urzędu Ochrony Danych Osobowych po [...] maja 2018 r., tj. [...] czerwca 2020 r. Oznacza to, że terminy jakimi związany jest Prezes Urzędu wynikają z art. 78 ust. 2 RODO, a nie art. 35 k.p.a. Art. 78 ust. 2 RODO wskazuje na okres trzech miesięcy, jako termin w którym organ ma obowiązek poinformować podmiot danych o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Organ powołał się na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 czerwca 2019 r. o sygn. akt II SAB/Wa 95/19, w którym sąd potwierdził, że w kontekście informowania strony o postępach w sprawie przepis art. 78 ust. 2 RODO, jako lex specialis oraz lex superior w stosunku do art. 35 § 3 k.p.a, wskazuje na termin trzech miesięcy, co oznacza, że termin ten nie wyznacza granicy jak długo organ może prowadzić postępowanie w sprawie. Przepisy k.p.a stanowią uzupełnienie uprawnień organu zawartych zarówno w RODO, jak również ustawie z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781). Organ wskazał, że przepisy rozporządzenia są nadrzędne w stosunku do przepisów prawa krajowego i to je w pierwszej kolejności należy stosować. Dalej organ odnosząc się do zarzucanej bezczynności w zakresie niepodejmowania działań w odniesieniu do skargi na przetwarzanie danych osobowych jego dzieci organ wskazał, iż jest ona niezasadna. Skarżący nie uzupełnił braków formalnych skargi w zakresie w jakim został do tego wezwany (do przedłożenia dokumentów, z których wynikałoby uprawnienie skarżącego do występowania w imieniu dzieci) zarówno we wskazanym terminie, jak i na późniejszym etapie sprawy. Skarżący został także poinformowany, iż w zakresie danych osobowych dzieci postępowanie nie będzie prowadzone, dlatego też zarzuty w tym zakresie są bezzasadne. Pismem z dnia [...] września 2021 r. skarżący odnosząc się do odpowiedzi na skargę, podtrzymał skargę do Sądu. Wskazał m.in., że przez półtora roku prowadzenia sprawy organ nie dokonał żadnych ustaleń faktycznych poza wynikającymi z dowodów wniesionych przez skarżącego potwierdzonych wyjaśnieniami podmiotu z dnia [...] września 2020 r., a kolejna przewlekle prowadzona wymiana korespondencji ze skarżonym podmiotem nie wnosi nic do sprawy. Podniósł też m.in., że organ nie wydał postanowienia na podstawie art. 61a § 1 k.p.a. o odmowie wszczęcia postępowania w zakresie przetwarzania przez JW. Danych osobowych dzieci skarżącego, a zatem w przedmiotowym zakresie organ pozostaje w bezczynności. Skarżący dodał m.in., że wszelkie fakty związane z przedmiotem postępowania są znane organowi co najmniej 5 lat, gdyż były one w tym samym zakresie przedmiotem innego postępowania, którego stroną była jego małżonka, w którym to postępowaniu prowadzonym przez tego samego pracownika, któremu przydzielono do prowadzenia niniejszą sprawę, organ nie podjął żadnych czynności związanych ze wskazaniami dotyczącymi naruszenia przez JW. [...] przepisów o ochronie danych osobowych, w wyniku rozpowszechniania "na zewnątrz" wraz z danymi osobowymi jego małżonki, danych osobowych jego i dzieci. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje. Skarga jest dopuszczalna. Skarżący przed wniesieniem skargi na bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia wniosku z dnia 19 czerwca 2020 r. wystąpił do organu z ponagleniem. Zgodnie z art. 149 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 329), sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a P.p.s.a.). Zgodnie z art. 35 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735 ze zm.), zwanej dalej k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Warto też wskazać, że stosownie do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. W sprawie jest bezsporne, że skarga z dnia [...] sierpnia 2021 r. na przewlekłe prowadzenie postępowania i bezczynność organu wniesiona została do Sądu przez skarżącego po upływie trzech miesięcy od dnia złożenia wniosku (skargi) do PUODO. Skarżący zarzucił przewlekłe prowadzenie przez PUODO postępowania w sprawie wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r. w części dotyczącej przetwarzania jego danych osobowych, bezczynność zarzucił zaś w zakresie rozpatrzenia tego wniosku w części dotyczącej przetwarzania danych osobowych jego dzieci. podniósł, że w tym zakresie organ powinien był wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Wskazania wymaga, że pojęcie przewlekłego prowadzenia postępowania obejmuje takie działanie organu, które nacechowane jest opieszałością i nieskutecznością. Ma ono miejsce w sytuacji, gdy formalnie organowi nie można postawić zarzutu niepodejmowania czynności w sprawie, jednakże nieefektywne wykonywanie tych czynności prowadzi w konsekwencji do braku możliwości realizacji przez stronę jej praw. Instytucja skargi na przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ administracji publicznej, tak jak skarga na bezczynność organu, ma na celu doprowadzenie do wydania rozstrzygnięcia w sprawie. Kontrola Sądu zmierza zatem do ustalenia, czy istotnie organ administracji publicznej postępowanie w sprawie prowadzi przewlekle, a zatem dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy i bezpodstawnie nie kończy go wydaniem rozstrzygnięcia. Przepis art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a. stanowi, że przewlekłość ma miejsce wówczas, gdy postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy. W doktrynie przyjmuje się, że o przewlekłym prowadzeniu postępowania można mówić, gdy organ administracji w jego toku podejmuje czynności zbędne lub też powstrzymuje się od podjęcia czynności niezbędnych do rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy, co prowadzi do nieracjonalnego przedłużenia terminu jej załatwienia (J.P.Tarno "Bezczynność organu a przewlekłe prowadzenie postępowania, Casus 2013 r., str. 11). W sprawie niniejszej, nie ulega wątpliwości, że termin określony w przepisie art. 35 § 3 k.p.a. wyznaczony na rozpatrzenie wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r., który wpłynął do organu [...] czerwca 2020 r. nie został dotrzymany. Jest bezsporne, że postępowanie z wniosku strony z dnia [...] czerwca 2020 r. nie zostało przez organ zakończone w tym czasie w wymaganej przez przepisy prawa formie. Organ wydał bowiem decyzję w sprawie przetwarzania danych osobowych G. A., dopiero w dniu [...] listopada 2021 r. W ocenie Sądu postępowanie to prowadzone było przez organ przewlekle. Ustawodawca wymaga, aby załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego nastąpiło nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Organ sprawy nie załatwił w tym terminie. Sprawa nie została rozstrzygnięta także w terminie, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO. Zwrócić trzeba uwagę, że organ po uzyskaniu pierwszych wyjaśnień JW z dnia [...] września 2020 r., które wpłynęły do organu w dniu [...] września 2020 r., nie podejmował żadnych działań aż do dnia [...] stycznia 2021 r., a zatem przez okres prawie 4 miesięcy. Dopiero bowiem [...] stycznia 2021 r. organ wystąpił do JW o kolejne wyjaśnienia w sprawie. Także dopiero [...] stycznia 2021 r. organ wydał postanowienie w sprawie odmowy uwzględnienia wniosku o wyłączenie pracowników, który to wniosek skarżący złożył pismem z dnia [...] października 2020 r. Także dopiero [...] stycznia 2021 r. organ poinformował skarżącego, na jego wniosek z dnia [...] października 2020 r., o podjętych czynnościach w sprawie. W toku postępowania administracyjnego wystąpiły także inne nieuzasadnione przerwy w dokonywaniu czynności przez organ. Wskazać można, że JW zwróciła się pismem z dnia [...] stycznia 2021 r. (wpływ [...] lutego 2021 r.) o przesłanie przez organ brakującego załącznika do pisma. Brak ten organ uzupełnił dopiero po 20 dniach, co dało JW możliwość udzielenia odpowiedzi na wcześniejsze wezwanie z [...] stycznia 2021 r. Organ następnie przez półtora miesiąca rozpatrywał wniosek skarżącego z dnia [...] marca 2021 r. o przesłanie skanu dokumentu z akt administracyjnych. Postanowienie w tym przedmiocie organ wydał dopiero [...] kwietnia 2021 r. Wskazać też trzeba, że po tym, jak JW udzieliła odpowiedzi z dnia [...] marca 2021 r. na wezwanie organu, organ wezwanie o kolejne wyjaśnienia wystosował do JW dopiero po prawie 2 miesiącach, tj. [...] maja 2021 r. Wniosek o wyłączenie pracownika z dnia [...] maja 2021 r. organ rozpatrywał prawie 2 miesiące, wydał bowiem postanowienie dopiero [...] lipca 2021 r. Także dysponując wyjaśnieniami JW, które wpłynęły do organu w dniu [...] czerwca 2021 r. (pismo JW z dnia [...] czerwca 2021 r.) organ o kolejne wyjaśnienia wystąpił do JW dopiero pismem z dnia [...] sierpnia 2021 r., a zatem po 2 miesiącach, już po wniesieniu przez stronę ponaglenia z [...] lipca 2021 r. Z akt administracyjnych wynika, że organ podejmował działania mające na celu zgromadzenie niezbędnego w sprawie materiału dowodowego w sposób nie pozwalający na szybkie załatwienie sprawy. Znaczne przerwy pomiędzy kolejnymi wezwaniami JW o przedstawienie dalszych wyjaśnień w sprawie nie są usprawiedliwione. Niewątpliwie konieczne było dążenie do dokonania pełnych ustaleń faktycznych, jednakże nie było przeszkód, aby po uzyskaniu wyjaśnień JW, jeśli były one w ocenie organu niewystarczające do rozstrzygnięcia sprawy, występować od razu do tego podmiotu z kolejnym wezwaniem. Taki sposób prowadzenia postępowania, który rozciąga w czasie uzyskanie pełnego materiału dowodowego, niepotrzebnie i niezasadnie przedłuża to postępowanie, nie może zostać zaakceptowany. Z tego względu bezspornie organ wydając decyzję administracyjną po rozpatrzeniu wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r. w sprawie przetwarzania danych osobowych skarżącego dopiero w dniu [...] listopada 2021 r. dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania. Wobec wydania decyzji administracyjnej Sąd nie miał podstaw do zobowiązania organu do rozpatrzenia wniosku, o co wnosił skarżący. Jednocześnie, pomimo wykazanych nieuzasadnionych przerw w podejmowaniu przez organ działań mających na celu uzyskanie pełnego materiału dowodowego, Sąd, na podstawie akt administracyjnych, nie stwierdził, aby przewlekłe prowadzenie postępowania miało w tej sprawie miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Powyższe ustalenie wynika z całokształtu okoliczności niniejszej sprawy administracyjnej. Sprawa niniejsza bezspornie nie należała do spraw prostych. Szeroki zakres zagadnień, które w aspekcie przetwarzania danych osobowych kwestionowany był przez skarżącego, także już w toku postępowania, wymagał pełnego wyjaśnienia, stąd organ wielokrotnie zwracał się do JW o złożenie kolejnych wyjaśnień. Z akt administracyjnych wynika, że skarżący w toku postępowania składał liczne wnioski, które także wymagały podjęcia przez organ działań (wniosek z [...] października 2020 r., z [...] marca 2021 r. (w przedmiocie postanowienia Prezesa UODO z dnia [...] kwietnia 2021 r. wydany został wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 października 2021 r. sygn.. akt II SA/Wa 2140/21), wniosek z [...] maja 2021 r., z [...] czerwca 2021 r., z [...] sierpnia 2021 r. ). Konieczność rozpatrywania kolejnych wniosków strony także niewątpliwie wpłynęła na czas trwania postępowania administracyjnego. Organ w toku postępowania administracyjnego nie stosował w pełni art. 36 k.p.a., jednakże z akt sprawy wynika, że skarżący był informowany o działaniach podejmowanych przez organ, tj. o kolejnych wystąpieniach do JW o dalsze wyjaśnienia w sprawie, które były niezbędne do jej rozpatrzenia (pisma z [...] stycznia 2021 r., [...] lutego 2021 r., [...] maja 2021 r., [...] czerwca 2021 r., [...] sierpnia 2021 r., [...] września 2021 r., [...] października 2021 r.). Pismem z dnia [...] października 2021 r. organ poinformował stronę o zgromadzeniu materiału dowodowego w sprawie i pouczył o prawach wynikających z art. 10 k.p.a. Strona w toku postępowania administracyjnego zapoznawała się też aktami sprawy, w tym m.in. [...] września 2021 r. W ocenie Sądu w świetle całości akt postępowania administracyjnego w sprawie tej brak jest podstaw do stwierdzenia, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa UODO miało w tej sprawie charakter rażącego naruszenia prawa. Z akt sprawy nie wynika, aby czas trwania postępowania administracyjnego był wynikiem złej woli organu administracji. Skarga w pozostałym zakresie, tj. w zakresie wymierzenia grzywny, zasądzenia sumy pieniężnej, jak również zarzucanej bezczynności w przedmiocie rozpatrzenia wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r. w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych dzieci skarżącego została oddalona, jako niezasadna. W świetle wszystkich okoliczności sprawy przedstawionych już wyżej Sąd nie znalazł podstaw do wymierzenia Prezesowi UODO grzywny, jak również przyznania skarżącemu od organu sumy pieniężnej. Wskazania wymaga, że zgodnie z art. 149 § 2 P.p.s.a. sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 156 § 6. Grzywna jest dodatkowym środkiem o charakterze dyscyplinująco-represyjnym, który powinien być stosowany w szczególnie drastycznych przypadkach, wskazujących, że bez tej dodatkowej sankcji (dolegliwości finansowej) organ nadal nie będzie respektować obowiązków wynikających z przepisów prawa. W ocenie Sądu w sprawie niniejszej nie zachodzi potrzeba dyscyplinowania organu tym środkiem prawnym. Decyzja administracyjna została przez organ wydana. Powołany wyżej przepis nie precyzuje charakteru przyznawanej kwoty pieniężnej. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowany jest pogląd, który podziela także Sąd rozpoznający niniejszą sprawę, że instytucja sumy pieniężnej, podobnie jak i grzywna, pełni funkcję represyjną oraz prewencyjną – mającą na celu wzmocnienie instytucji przeciwdziałających bezczynności oraz przewlekłemu prowadzeniu postępowania. Podobnie jak w przypadku grzywny, jej celem jest zdyscyplinowanie organu do załatwienia sprawy. Jest to zatem dodatkowa gwarancja terminowego załatwienia sprawy, a jednocześnie dodatkowe wzmocnienie ochrony interesów skarżącego. Suma pieniężna pełni również funkcję kompensacyjną, jako że jest zadośćuczynieniem dla skarżącego za oczekiwanie na zakończenie jego sprawy i ta jej funkcja ma szczególne znaczenie (v. wyrok NSA z dnia 21 lutego 2018 r. sygn. akt I OSK 2229/17, wyrok NSA z dnia 27 lutego 2019 r. sygn. akt I OSK 1189/17, wyrok NSA z dnia 11 kwietnia 2017 r. sygn. akt I OSK 1506/16, wyrok NSA z dnia 18 grudnia 2018 r. sygn. akt I OSK 3800/18, orzeczenia.nsa.gov.pl). Użycie przez ustawodawcę w powołanym wyżej przepisie zwrotu "sąd (...) może" oznacza, że rozstrzygnięcie w przedmiocie grzywny lub przyznania od organu sumy pieniężnej ma charakter fakultatywny. W stanie faktycznym tej sprawy Sąd nie znalazł podstaw do przyznania od organu sumy pieniężnej. Jak wskazano już wyżej, Sąd nie stwierdził, aby organ celowo nie kończył postępowania w ustawowym terminie. Jednocześnie, Sąd nie stwierdził, aby pozostawienie przez organ bez rozpoznania wniosku skarżącego z dnia [...] czerwca 2020 r. w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych dzieci, naruszało przepisy prawa. Niezasadny jest tym samym zarzut bezczynności organu w tym zakresie. Z akt administracyjnych jednoznacznie wynika, że organ zwrócił się do skarżącego o uzupełnienia braków formalnych żądania z dnia [...] czerwca z 2021 r. Powyższe żądanie organu z dnia [...] lipca 2020 r. nie narusza k.p.a. a także RODO. Dążenie organu do ustalenia imion i nazwisk dzieci skarżącego, w tym ich wieku, a także ustalenia posiadania władzy rodzicielskiej, wobec żądania przez skarżącego dokonania ustaleń w zakresie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych dzieci, było działaniem uprawnionym na gruncie art. 64 § 2 k.p.a. w zw. z RODO. Nie ma wątpliwości, że zgłoszenie żądania badania zgodności przetwarzania danych osobowych dzieci wymaga ustalenia, że osoba zgłaszająca żądanie sprawuje władzę rodzicielską lub opiekę, nadto niezbędne są dane m.in. o imionach, nazwiskach i wieku dzieci. Powyższe wynika z uregulowań RODO odnoszących się do dzieci co do zasady (w RODO mowa jest o osobie sprawującej władzę rodzicielską lub opiekę, kwestia zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych oceniana jest też z uwzględnieniem wieku dziecka). Wykazanie, czy osoba żądająca czynności od organu do spraw ochrony danych osobowych jest osobą sprawującą władzę rodzicielską lub opiekę, jak i podanie pozostałych żądanych przez organ informacji, było tym samym niezbędne do podjęcia działań przez organ w tym zakresie wniosku. Pozostawienie zatem przez Prezesa UODO pismem z dnia [...] sierpnia 2020 r., wobec niewykonania wezwania przez skarżącego, wniosku skarżącego z dnia [...] czerwca 2020 r. w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych dzieci bez rozpoznania, nie narusza prawa. Wbrew twierdzeniom skargi organ nie był zobowiązany do wydania w tym zakresie postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania. Z tych względów, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 w zw. z art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329), orzekł, jak w punkcie 1 wyroku. W punkcie 2 wyroku Sąd orzekł na podstawie art. 149 § 1a powołanej ustawy. W punkcie 3 wyroku Sąd orzekł, na podstawie art. 151 P.p.s.a. O zwrocie kosztów postępowania sądowego, jak w punkcie 4 wyroku, Sąd orzekł na podstawie art. 200 powołanej ustawy. Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł.