II SA/Łd 223/25

Dnia 10 lipca 2025 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi – Wydział II w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Jarosław Czerw Sędziowie: Sędzia WSA Agata Sobieszek-Krzywicka Asesor WSA Beata Czyżewska (spr.) po rozpoznaniu w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 10 lipca 2025 roku sprawy ze skargi M. K. na postanowienie Łódzkiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi z dnia 28 stycznia 2025 r. znak: WPZ.5290.1.2025.2.IO w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania od decyzji nakazującej wykonanie obowiązku z zakresu ochrony przeciwpożarowej 1. uchyla zaskarżone postanowienie w całości; 2. zasądza od Łódzkiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi na rzecz skarżącego M. K. kwotę 100 (sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. dc Zaskarżonym postanowieniem z 28 stycznia 2025 r., znak: WPZ.5290.1.2025.2.IO Łódzki Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi, na podstawie art. 134 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 572 - dalej w skrócie "k.p.a.") oraz art. 11a ust. 2 pkt 1 ustawy o Państwowej Straży Pożarnej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1443 z późn.zm.), stwierdził uchybienie terminu do wniesienia przez M. K. odwołania od decyzji Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi z 22 października 2024 r., znak: MZ.52802.9.2024.HS. Motywując podjęte rozstrzygnięcie organ odwoławczy wyjaśnił, że decyzją z 22 października 2024 r. Komendant Miejski Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi nakazał M. K. usunięcie z terenu nieruchomości położonej przy ul. [...] w Ł. składowanych materiałów palnych zlokalizowanych poza budynkiem w odległości mniejszej niż 4 m od granicy działki. Decyzji nadano rygor natychmiastowej wykonalności. Decyzja została nadana w punkcie pocztowym 24 października 2024 r. na adres zamieszkania strony, jednakże pomimo dwukrotnego awizowania nie została odebrana w terminie 14 dni od daty pierwszej awizacji, dokonanej 29 października 2024 r. i 19 listopada 2024 r. została zwrócona przez operatora pocztowego do organu pierwszej instancji. Zgodnie z wydrukiem z systemu Poczty Polskiej "śledzenie przesyłek" termin odbioru przesyłki upłynął 13 listopada 2024 r. M. K. odebrał decyzję osobiście w siedzibie organu 20 grudnia 2024 r. 3 stycznia 2025 r. do Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi wpłynęło odwołanie M. K. z 1 stycznia 2025 r. od decyzji organu pierwszej instancji. Jak wyjaśnił organ odwoławczy przed merytorycznym rozpatrzeniem odwołania organ drugiej instancji jest zobowiązany ustalić, czy jest ono dopuszczalne oraz czy zostało złożone w ustawowym terminie (art. 134 k.p.a.). Odwołując się następnie do art. 129 § 2 i art. 44 k.p.a., organ odwoławczy stwierdził, że zgodnie z przekazanymi aktami sprawy decyzja została nadana w punkcie pocztowym 24 października 2024 r. Pierwsze zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki (awizo) pozostawiono 29 października 2024 r., a kolejne 6 listopada 2024 r. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia czternastodniowego okresu, w przedmiotowym przypadku okres czternastu dni upłynął 13 listopada 2024 r. Konsekwentnie, 14 listopada 2024 r. rozpoczął się bieg terminu do wniesienia odwołania od decyzji, który upłynął 27 listopada 2024 r. Mając powyższe na względzie organ stwierdził, że decyzja 28 listopada 2024 r. stała się ostateczna i prawomocna. Organ podkreślił również, że osobisty odbiór decyzji w późniejszym terminie (20 grudnia 2024 r.) przez stronę, dokonany w siedzibie Komendy Miejskiej PSP w Łodzi, z uwagi na zacytowane powyżej regulacje prawa procesowego, nie ma wpływu na bieg terminu do wniesienia odwołania. M. K. złożył odwołanie od decyzji 3 stycznia 2025 r., a więc przeszło trzy tygodnie po ustawowo określonym terminie. Odwołanie zostało wniesione z uchybieniem ustawowego 14-dniowego terminu do jego wniesienia. Termin określony w art. 129 § 2 k.p.a. jest terminem zawitym, co oznacza, że jego przekroczenie, niezależnie od przyczyn, które to spowodowały, powoduje konieczność stwierdzenia, iż odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu. Rozpatrzenie odwołania wniesionego z uchybieniem terminu, który nie został przywrócony, stanowiłoby rażące naruszenie prawa. Wobec powyższego organ drugiej instancji, na podstawie art. 134 § 1 k.p.a. orzekł jak w postanowieniu. Z powyższym rozstrzygnięciem nie zgodził się M. K., który w skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi wyjaśnił, że po powrocie z sanatorium znalazł awizo, na poczcie podano mu nadawcę, wobec czego zadzwonił i umówił się celem odbioru przesyłki, co miało miejsce 20 grudnia 2024 r. 3 stycznia 2025 r. skarżący złożył odwołanie. Zdaniem skarżącego, uczynił on wszystko by odebrać decyzję i złożyć odwołanie zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a., natomiast organ naruszył przepisy art. 6-16 k.p.a. Skarżący wniósł o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Odpowiadając na skargę Łódzki Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi wniósł o jej oddalenie i podtrzymał stanowisko zaprezentowane w motywach zaskarżonego postanowienia. Organ wyjaśnił, że dopiero w skardze z 5 marca 2025 r. strona wniosła o przywrócenie terminu, w związku z otrzymaniem informacji o uchybieniu terminu do wniesienia odwołania wynikającej z postanowienia organu, którego skarżący również nie odebrał (pomimo dwukrotnego awizowania). Przy tym, skarżący we wniosku nie wykazał w sposób dostateczny przesłanek przywrócenia terminu, a w szczególności: daty ustania przyczyny uniemożliwiającej wniesienie odwołania, jak również okresu trwania tej przyczyny. Organ podkreślił, że od dnia pierwszego awizowania decyzji (29 października 2024 r.) do dnia jej fizycznego odbioru w Komendzie Miejskiej PSP w Łodzi (20 grudnia 2024 r.) minęły blisko 2 miesiące. W świetle powyższego, przebywanie skarżącego w sanatorium przez cały ten okres wydaje się mało prawdopodobne. Mając powyższe na uwadze, organ odwoławczy pismem z 13 marca 2025 r. wezwał stronę w terminie siedmiu dni od otrzymania pisma do uwiarygodnienia, że uchybienie terminu do wniesienia odwołania nastąpiło bez jej winy, poprzez formalne potwierdzenie faktu przebywania w sanatorium (w tym: okresu przebywania w sanatorium), lub innych przyczyn uchybienia terminu oraz wykazania daty ustania przyczyny uchybienia terminu. Skarżący nie złożył jeszcze stosownych wyjaśnień w związku z powyższym wezwaniem. Zgodnie z informacjami zawartymi w systemie Poczty Polskiej "śledzenie przesyłek" 26 marca 2025 r. pozostawiono powtórne awizo, a przesyłka została odebrana 31 marca 2025 r. w urzędzie pocztowym. Reasumując, po przeprowadzeniu ponownej analizy całości akt sprawy, Łódzki Komendant Wojewódzki PSP w Łodzi nie doszukał się podstaw do uchylenia zaskarżonego postanowienia, nie dopatrzył się również naruszenia przepisów k.p.a. wskazanych w skardze. 2 lipca 2025 r. do akt sądowych wpłynęło pismo zatytułowane "Uzasadnienie", w którym M. K. wniósł o przyjęcie załączonego uzasadnienia skargi, ponieważ uprzednio przy wydruku skargi załączono niewłaściwe uzasadnienie. W piśmie wskazał, że o decyzji dowiedział się telefonicznie i odebrał ją 20 grudnia 2024 r. Odwołanie złożył 3 stycznia 2025 r., a zatem w terminie. Nadmienił, że nie było żadnego awizo. Od sąsiadów skarżący dowiedział się, że listonosz był chory. Awizo było do obioru "pozostawienia z 28 stycznia 2025 r., z którym skarżący zapoznał się po terminie odbioru." Pobyt skarżącego poza miejscem zamieszkania nie miał wpływu na odbiór. Jeśli nie było awizo, to nie było podstaw do odbioru. Wobec powyższego skarżący ponowił prośbę o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje: Skarga zasługuje na uwzględnienie. Sąd rozpoznał sprawę niniejszą w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym mając na uwadze dyspozycję art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 935 z późn.zm. - dalej w skrócie "p.p.s.a."), który stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W rozpatrywanej sprawie przedmiotem skargi jest postanowienie kończące postępowanie w sprawie. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Oznacza to, że sąd administracyjny bada czy zaskarżony akt administracyjny (decyzja, postanowienie) jest zgodny z obowiązującymi w dacie jego podjęcia przepisami prawa materialnego określającymi prawa i obowiązki stron oraz prawa procesowego normującymi podstawowe zasady postępowania przed organami administracji publicznej. Sąd kontrolując w zakreślonych wyżej granicach legalność zaskarżonego postanowienia Łódzkiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi z 28 stycznia 2025 r. stwierdził, że zostało ono wydane z naruszeniem przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. W rozpatrywanej sprawie zasadniczą osią sporu pomiędzy stronami postępowania jest ustalenie, czy organ zasadnie stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi z 22 października 2024 r. stojąc na stanowisku, że została ona skutecznie doręczona skarżącemu w trybie art. 44 k.p.a. - 13 listopada 2024 r., wobec czego odwołanie M. K. złożone 3 stycznia 2025 r., wniesione zostało z uchybieniem terminu. W pierwszym rzędzie godzi się wyjaśnić, że zgodnie z art. 127 § 1, art. 129 § 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 572 - dalej w skrócie "k.p.a.") od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy stronie odwołanie tylko do jednej instancji. Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Stosownie zaś do treści art. 134 k.p.a., stanowiącego podstawę prawną kontrolowanego rozstrzygnięcia, organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. W przywołanym unormowaniu ustawodawca posłużył się kategorycznym zwrotem "stwierdza", co oznacza, że na organie odwoławczym ciąży bezwzględny obowiązek wydania postanowienia o stwierdzeniu uchybienia terminu do wniesienia odwołania w każdym przypadku, gdy takie uchybienie miało miejsce. Uchybienie terminu do wniesienia odwołania musi być jednoznaczne i mieć pełne oparcie w zgromadzonym materiale dowodowym sprawy. Warunkiem wydania rozważanego postanowienia jest w pierwszej kolejności bezsporne ustalenie daty, w której organ skutecznie doręczył stronie decyzję wydaną w toku postępowania pierwszoinstancyjnego, bowiem bieg terminu do wniesienia odwołania rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy doręczenie było prawidłowe. Organ winien wobec tego dysponować niebudzącym wątpliwości dokumentem zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji przez adresata lub inną osobę. W postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada oficjalności doręczeń, wedle której organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej "adresem do doręczeń elektronicznych", chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu (art. 39 § 1 k.p.a.). W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem: pkt 1 - przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, albo pkt 2 - przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 k.p.a.). W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1 i § 2 pkt 1, organ administracji publicznej doręcza pisma: pkt 1 - przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640), albo pkt 2 -przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 3 k.p.a.). W przypadku doręczenia decyzji, której organ administracji publicznej nadał rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych albo jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, organ administracji publicznej może doręczyć decyzję w sposób określony w § 3. Przepisów § 1 i § 2 pkt 1 nie stosuje się (art. 39 § 4). Według art. 42 § 1-3 i art. 43 k.p.a. pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Zgodnie z art. 44 k.p.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43: 1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego; 2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ (§ 1). Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (§ 4). Z powyższych unormowań jasno wynika, że zasadą jest doręczanie pism osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy lub na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych. Od tej zasady ustawodawca w przepisach art. 42 § 2 i 3, art. 43, oraz art. 44 k.p.a. przewidział odstępstwa tak co do wymogu osobistego doręczania pisma adresatowi, jak i co do miejsca doręczenia. Aby jednak można było przyjąć, że miało miejsce skuteczne doręczenie pisma adresatowi, muszą zostać spełnione wymagania określone ww. przepisami. Przepis art. 44 k.p.a. reguluje instytucję tzw. "doręczenia zastępczego", określaną też mianem "fikcji doręczenia". Jednak aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo muszą zostać łączenie spełnione określone w tym przepisie przesłanki. Pierwszą z nich jest niemożność doręczenia pisma w sposób określony w art. 42 i w art. 43 k.p.a. Drugą z przesłanek jest pozostawienie pisma na przechowanie przez okres 14 dni w placówce pocztowej danego operatora pocztowego, w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego albo też w urzędzie właściwej gminy (miasta), w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta), upoważnioną osobę lub organ. Trzecią przesłanką jest zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, odpowiednio w placówce pocztowej albo w urzędzie właściwej gminy (miasta). Czwartą przesłanką jest, w przypadku niepodjęcia przez adresata przesyłki we wskazanym terminie, pozostawienie powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Na tle rozważanego art. 44 k.p.a. w orzecznictwie sądów administracyjnych, które Sąd w pełni podziela, przyjmuje się, że dla uznania, że doszło do doręczenia przesyłki, pomimo braku jej faktycznego przekazania adresatowi, konieczne jest spełnienie określonych czynności, które mogą zostać zweryfikowane w oparciu o adnotacje dokonane przez doręczyciela na kopercie lub zwrotnym potwierdzeniu odbioru. W szczególności chodzi o wskazanie dat kolejnych zawiadomień o pozostawieniu przesyłki w określonym urzędzie, miejsca pozostawienia zawiadomień oraz przyczynę braku doręczeń przesyłki adresatowi. Aby uznać, że przesyłka została skutecznie doręczona w drodze tzw. fikcji doręczenia należy dysponować kopertą z naklejonym zwrotnym potwierdzeniem odbioru, na której znajdą się stosowne pieczęcie i podpisy doręczyciela przy pierwszym i drugim awizowaniu oraz data zwrotu pisma (z podpisem pracownika podejmującego próbę doręczenia przesyłki i datą zwrotu). Dodatkowo konieczną jest adnotacja doręczyciela ze wskazaniem, gdzie zostało umieszczone awizo i gdzie złożona została przesyłka. Kolejne czynności z tym związane winny znaleźć odzwierciedlenie na kopercie i zwrotnym potwierdzeniu odbioru (vide: wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z: 17 listopada 2020 r., I OSK 780/19; 8 grudnia 2020 r., II OSK 1160/20; 27 kwietnia 2020 r., II OSK 2171/19; 23 stycznia 2023 r., I OSK 2741/19 - wszystkie powoływane w niniejszym uzasadnieniu orzeczenia sądów administracyjnych dostępne są w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych - https://orzeczenia.nsa.gov.pl). Skuteczność tego sposobu doręczania pism uzależniona została od bezwzględnego zachowania wymogów określonych w tym przepisie. Dlatego też zasady i procedury odnoszące się do stosowania instytucji doręczenia zastępczego powinny być przestrzegane ściśle. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Musi bowiem istnieć pewność co do tego, że nastąpiło prawidłowe zawiadomienie adresata o pozostawieniu przesyłki w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Adresat musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i miejscu gdzie może go odebrać i o terminie odbioru, a zwrotne potwierdzenie odbioru musi zawierać pełną informację o sposobie poinformowania adresata. Aby organ administracji mógł przyjąć zaistnienie materialnoprawnego skutku doręczenia pisma stronie w trybie doręczenia zastępczego (art. 44 § 4 k.p.a.), zwrotne potwierdzenie odbioru musi być wypełnione czytelnie wraz z podpisem listonosza. Przy czym ze skutecznym doręczeniem zastępczym można mieć do czynienia tylko wówczas, gdy korespondencja została skierowana na właściwy adres (vide: postanowienie NSA z: 2 lipca 2013 r., II OSK 572/12 - Lex nr 1372126; wyroki NSA: z 9 kwietnia 2014 r., I OSK 2339/12, 16 października 2012 r., II GSK 1758/11 - opubl. ONSAiWSA z 2014 r. Nr 1, poz. 7). Dla stwierdzenia skuteczności doręczenia pisma w trybie art. 44 k.p.a. konieczne jest udokumentowanie ścisłego dokonania wszystkich ustanowionych w tym przepisie czynności doręczyciela. Jeżeli nie wiadomo, jak działał doręczający, to doręczenia nie można uznać za dokonane (vide: wyrok NSA z 26 lutego 2020 r., I OSK 3971/18). Procesowa instytucja doręczenia zastępczego polega nie tyle na domniemaniu, ile oparta jest na konstrukcji fikcji prawnej poprzez uznanie, że nastąpiło doręczenie pisma, które de facto nie miało miejsca. Warunkiem jednak przyjęcia przez organ takiej fikcji prawnej, tj. uznania, iż nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 44 k.p.a. zostały spełnione (wyrok NSA z 31 maja 2012 r., I OSK 2105/11). Przepis art. 44 k.p.a. jest regulacją wyjątkową, winien być wobec tego wykładany i stosowany ściśle. Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego nie może nasuwać wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów zawartych w art. 44 k.p.a., w tym wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na określony czas w placówce pocztowej. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 lipca 2022 r., II OSK 1942/21 uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Musi bowiem istnieć pewność co do tego, że nastąpiło prawidłowe zawiadomienie adresata o pozostawieniu przesyłki w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Adresat musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i miejscu gdzie może je odebrać i o terminie odbioru, a zwrotne potwierdzenie odbioru musi zawierać pełną informację o sposobie poinformowania adresata. Przenosząc poczynione wyżej uwagi na grunt rozpatrywanej sprawy Sąd na podstawie analizy materiału dowodowego za błędne uznał stanowisko organu odwoławczego, że przesyłka zawierająca decyzję organu pierwszej instancji została skutecznie doręczona skarżącemu w trybie art. 44 k.p.a., a więc w trybie "doręczenia zastępczego". Organ ferując pogląd tej treści stanowiący następnie zasadniczą przesłankę wydania zaskarżonego postanowienia dysponował zaledwie kopertą, w której skierowano do M. K. decyzję organu pierwszej instancji opatrzoną pieczęciami: "Zwrot nie podjęto w terminie" z datą 13 listopada 2024 r. i podpisem doręczyciela, "Adresata nie zastałem" z nieczytelną datą i podpisem doręczającego, pieczęcią Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej wpłynęło dnia 19 listopada 2024 r. oraz wydrukiem ze strony internetowej Poczty Polskiej tzw. śledzenie przesyłki. W aktach sprawy brak jest natomiast kluczowego dowodu, na podstawie którego organ winien dokonać oceny skuteczności doręczenia w trybie art. 44 k.p.a., a mianowicie dokumentu zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji, który obrazowałby wszystkie czynności podejmowane przez doręczyciela, w tym konieczność dwukrotnej awizacji przesyłki, ze wskazaniem kiedy konkretnie taka awizacja miała miejsce, gdzie pozostawiono zawiadomienie w tym przedmiocie, gdzie została złożona przesyłka, czy adresat został prawidłowo poinformowany o miejscu i terminie, w którym może odebrać przesyłkę. Jak zostało to już podniesione na wstępie rozważań doręczenie przesyłki w tym trybie opiera się na domniemaniu prawnym (art. 44 § 4 k.p.a.), iż została ona doręczona do rąk adresata, pod warunkiem, że zostały spełnione łącznie wszystkie wymogi wynikające z art. 44 k.p.a. Skorzystanie ze wskazanego domniemania wymaga dopełnienia przez doręczającego korespondencję wszystkich określonych przepisem czynności. W rozpatrywanej sprawie brak było natomiast podstaw do uznania, że przesyłka została prawidłowo doręczona w trybie art. 44 k.p.a. Stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia odwołania w trybie art. 44 k.p.a. w sytuacji, gdy brak jest dostatecznych dowodów, iż decyzja organu pierwszej instancji została prawidłowo doręczona w trybie tzw. fikcji prawnej skutkuje pozbawieniem strony możliwości oceny jej sprawy w trybie instancyjnym, o czym zdaje się wyraźnie zapominać organ odwoławczy w tej sprawie. Powyższego nie może zmienić, wbrew odmiennemu stanowisku organu drugiej instancji, wydruk ze strony internetowej Poczty Polskiej tzw. "śledzenie przesyłki", na którym organ oparł zasadnicze ustalenia w tej sprawie, gdyż informacja w nim zawarta nie możne zostać uznana za dowód urzędowy w zakresie poprawności doręczenia przesyłki w rozumieniu art. 76 § 1 k.p.a., z którego to waloru z kolei korzysta dokument zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji. Przyjęcie w ślad za organem, że ów wydruk stanowi dowód świadczący o skuteczności doręczenia skarżącemu decyzji organu pierwszej instancji w trybie art. 44 k.p.a., w konsekwencji oznaczałoby obejście przepisów obowiązującego prawa w zakresie zasad doręczania przesyłek, co jest niedopuszczalne w demokratycznym państwie prawa. Stanowiska w tym zakresie nie może zmienić twierdzenie skarżącego zaprezentowane w motywach skargi, z którego skarżący starał się następnie wycofać w piśmie, które wpłynęło do Sądu 2 lipca 2025 r., iż po powrocie z sanatorium znalazł awizo. Na tej podstawie nie jest bowiem możliwe ustalenie ponad wszelką wątpliwość kiedy awizo zostało pozostawione skarżącemu oraz czy jest to pierwsze awizo, czy też może kolejne. Ubocznie dodać trzeba, że Sądowi z urzędu znane są przypadki, gdy informacje zawarte w wydruku z tzw. śledzenia przesyłki Poczty Polskiej pozostają w sprzeczności z informacjami zamieszczonymi na kopercie i zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji. Zdaniem Sądu, adresat pisma nie powinien ponosić jakichkolwiek negatywnych konsekwencji niezawinionych przez siebie uchybień przy doręczaniu mu korespondencji, będących wynikiem zaniedbań organu lub podmiotu dokonującego doręczenia, a wszelkie pojawiające się w tym zakresie wątpliwości winny być interpretowane i oceniane na jego korzyść. Prawidłowo dokonane doręczenie uznawane jest za jeden z kluczowych warunków przestrzegania praw strony w postępowaniu administracyjnym. W tym stanie rzeczy organ odwoławczy uznając, że decyzja pierwszoinstancyjna została skutecznie doręczona skarżącemu w trybie art. 44 k.p.a. naruszył przepisy art. 44 w zw. art. 7, art. 8, art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. w stopniu istotnie rzutującym na wynik sprawy, co czyni wadliwym wydane przezeń w trybie art. 134 k.p.a. postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Przypomnieć należy, że organ winien w toku postępowania stać na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmować wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. W tym celu organ zobowiązany jest zebrać kompletny materiał dowodowy, który następnie winien poddać wnikliwej i wszechstronnej ocenie, by ustalić na jego postawie niewadliwy stan faktyczny sprawy, a wyniki tych ustaleń przedstawić w motywach wydanego rozstrzygnięcia sporządzonego z poszanowaniem art. 107 § 3 k.p.a. Prowadząc postępowanie organ winien działać w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej. W kontrolowanej sprawie organ wydając zaskarżone postanowienie uchybił powyższym obowiązkom, co obligowało Sąd do usunięcia go z obrotu prawnego. Wobec tego skoro organ nie dysponuje wiarygodnym dowodem urzędowym w rozumieniu art. 76 k.p.a., jakim jest zwrotne potwierdzenie odbioru przez skarżącego w trybie art. 44 k.p.a., decyzji organu pierwszej instancji, uznać należy, że M. K. odebrał decyzję osobiście w siedzibie organu 20 grudnia 2024 r., co potwierdza poczyniona przezeń adnotacja na ostatniej stronie decyzji z 22 października 2024 r. "Otrzymałem, 20.12.2024 r." wraz z jego własnoręcznym podpisem. W tym stanie rzeczy Sąd uznał, że odwołanie M. K. wniesione 3 stycznia 2025 r., złożone zostało w ustawowym terminie, co obliguje organ odwoławczy do jego rozpatrzenia. Mając powyższe na względzie, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie w całości, o czym orzekł jak w punkcie 1 sentencji wyroku. O kosztach postępowania sądowego należnych skarżącemu od organu Sąd orzekł w punkcie 2 sentencji wyroku, mając na uwadze dyspozycję art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a. Zasądzona kwota 100 zł odpowiada równowartości uiszczonego wpisu od skargi. Kontynuując postępowanie administracyjne organ uwzględni ocenę prawną i wskazania co do dalszego postępowania zawarte w niniejszym uzasadnieniu. ds