II SAB/Wa 760/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk (spr.), Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Asesor WSA Mateusz Rogala, , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 stycznia 2026 r. sprawy ze skargi K. S. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] czerwca 2021 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. zobowiązuje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpatrzenia skargi K. S. z dnia [...] czerwca 2021 r. na przetwarzanie danych osobowych, w terminie miesiąca od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje K. S. od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sumę pieniężną w wysokości 1000 (słownie: tysiąc) złotych; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz K. S. kwotę 100 (słownie: sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania. K. S. (dalej: skarżący) wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: Prezes UODO, organ) w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] czerwca 2021 r. na przetwarzanie danych osobowych. Wskazał, że postępowanie w sprawie o znaku [...] dotyczy nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez "[...]" Sp. z o.o. z siedzibą w [...]. Skarżący zarzucił organowi naruszenie przepisów postępowania w postaci art. 8,12,35 § 1 i § 3 w zw. z art. 36 i 37 § 1 k.p.a. poprzez rażące przekroczenie terminów do załatwienia sprawy oraz wniósł o stwierdzenie, że Prezes UODO dopuścił się przewlekłości w prowadzeniu postępowania, a także że przewlekłość miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Ponadto, w razie uwzględnienia skargi, wniósł o przyznanie od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej w wysokości 8.000,00 zł (osiem tysięcy złotych 00/100) na podstawie art. 149 § 2 w zw. z art. 154 § 6 p.p.s.a, zasądzenie na rzecz skarżącego kosztów postępowania przed sądem administracyjnym. Skarżący wskazał, że w dniu [...] czerwca 2021 r. złożył do organu skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych. W dniu [...] sierpnia 2021 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do skarżącego z zapytaniem, czy jedynie zawiadamia Prezesa UODO o nieprawidłowościach w procesie przetwarzania danych (A - zawiadomienie), czy może chce aby Prezes UODO podjął działania w sprawie indywidualnie (B- skarga). W dniu [...] września 2021 r. skarżący wskazał, iż wnosił o podjęcie zarówno działań w sprawie indywidualnie, jak i rozważenie podjęcia przewidzianych prawem czynności z urzędu. W dniu [...] lutego 2025 r. do Skarżącego zostało doręczone pismo, w którym UODO poinformował, że Prezes UODO wszczął postępowanie wyjaśniające oraz zwrócił się do spółki o złożenie wyjaśnień, które są niezbędne do merytorycznego rozstrzygnięcia i wydania decyzji administracyjnej. Skarżący podał, że w dniu [...] czerwca 2025 r. złożył do organu ponaglenie na bezczynność organu, wskazując, że informacja o wszczęciu postępowania została doręczona skarżącemu po 3 latach, 5 miesiącach i 19 dniach od ostatniego pisma w sprawie. Co więcej, od dnia informacji o wszczęciu postępowania wyjaśniającego ([...] luty 2025 r.) do dnia złożenia ponaglenia na bezczynność organu upłynęły 3 miesiące i 25 dni, a w tym okresie sprawa nadal nie została załatwiona. W dniu [...] lipca 2025 r. skarżący odebrał pismo od Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w którym wskazano, iż Prezes UODO miał otrzymać wyjaśnienia od przedmiotowej spółki, jednak ich analiza wykazała konieczność uzupełnienia materiału dowodowego. Z uwagi na powyższe organ wystąpił ponownie do spółki o złożenie wyjaśnień, a o wynikach podjętych czynności wyjaśniających i merytorycznym rozstrzygnięciu sprawy skarżący miałby zostać poinformowany w odrębnych pismach. Skarżący podnosi, że jednocześnie organ po raz kolejny nie wskazał jakiegokolwiek terminu zakończenia postępowania, a poprzednia korespondencja w sprawie również nie zawierała wyznaczenia ostatecznego terminu jej załatwienia. Skarżący powołując się na art. 35 § 1 k.p.a. wskazał, że organ naruszył terminy określone w powołanym przepisie, gdyż od złożenia przez skarżącego skargi minęło już 48 miesięcy i 14 dni (1475 dni). Nie ma bowiem żadnego uzasadnienia, a tym bardziej nie zostało ono wskazane przez organ, dla tak długiego zwlekania z wydaniem stosownej decyzji. Jednocześnie brak załatwienia sprawy w ustawowych terminach może prowadzić do tolerowania nadużyć administratora także wobec innych podmiotów. Podał, że w przedmiotowej sprawie, po otrzymaniu przez organ skargi, a następnie po złożeniu przez skarżącego wniosku w dniu [...] września 2021 r. o podjęcie zarówno działań w sprawie indywidualnie, jak i rozważenie podjęcia przewidzianych prawem czynności z urzędu, organ nie podejmował czynności przez 41 miesięcy i 26 dni. Skarżący podkreśla, że sprawie nigdy nie został wskazany termin jej załatwienia, skarżący nigdy nie został poinformowany o niezałatwieniu sprawy w terminie, z podaniem przyczyn zwłoki i wskazaniem nowego terminu jej załatwienia, a wszczęcie postępowania wyjaśniającego zajęło organowi (od ostatniego pisma skarżącego w sprawie) 3 lata 5 miesięcy oraz 26 dni. Skarżący argumentuje, że powody niepodjęcia decyzji lub niedokonania czynności nie mają jednak znaczenia dla oceny zasadności skargi na przewlekłość, podobnie jak to, czy przewlekłość była spowodowana zawinionym czy też niezawinionym opóźnieniem organu, wskazując w tym miejscu wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 2 sierpnia 2018 r., sygn. akt III SAB/Wr 38/18. Skarżący wskazuje na naruszenie przez organ przepisów postępowania poprzez niezastosowanie zasady szybkości i prostoty postępowania (która stanowi jedną z naczelnych zasad postępowania administracyjnego) oraz zasady pogłębiania zaufania obywateli do władzy publicznej poprzez niezałatwienie sprawy oraz nie zawiadomienie strony o niemożności załatwienia sprawy w ustawowych terminach. Skarżący nadmienia, iż określenie "bez zbędnej zwłoki", powoduje, że pracownik organu nie może odłożyć załatwienia sprawy do dnia upływu ustawowego terminu jej załatwienia, a powinien załatwić ją w jak najkrótszym terminie (vide: P. M. Przybysz [w:] "Kodeks postępowania administracyjnego" do art. 35 k.p.a., LEX 2018). Organ administracji publicznej nie wywiązał się z ustawowych obowiązków, pozostając w stanie przewlekłości. Skarżący wnioskując o przyznanie od organu kwoty w wysokości 8 000,00 zł. wskazał, że wniosek został sformułowany w oparciu o art. 149 § 2 w zw. z art. 154 § 6 p.p.s.a. zaś kwota ta stanowi ok. 1/5 możliwej do dochodzenia kwoty i z uwagi na zarówno kompensacyjny, jak i akcesoryjnie represyjny charakter, stanowić będzie odpowiednią i niewygórowaną rekompensatę za przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ. W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o oddalenie skargi. W uzasadnieniu Prezes UODO wskazał, że dniu [...] lipca 2021 r. wpłynęła skarga Skarżącego na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez spółkę polegające na przetwarzaniu danych osobowych Skarżącego bez podstawy prawnej. Odnosząc się do skargi Prezes UODO podniósł, że pierwsze czynności w sprawie podjęte zostały w dniu [...] sierpnia 2021 r. poprzez wezwanie skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi. Skarżący w dniu [...] września2021 r. (data wpływu do organu nadzorczego [...] września 2021 r.) uzupełnił braki formalne skargi. W dniu [...] lutego 2025 r. Prezes UODO wystąpił do spółki o pisemne ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego. W dniu [...] marca 2025 r. do Prezesa UODO wpłynęły wyjaśnienia w sprawie przesłane przez spółkę. Pismem z [...] czerwca 2025 r. skarżący wniósł do organu ponaglenie (wpływ: [...] czerwca 2025 r.) Pismem z [...] lipca 2025 r. Prezes UODO zwrócił się do spółki o uzupełnienie wyjaśnień, niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w niniejszej sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego. Pismem z dnia [...] lipca 2025 r. (wpływ: [...] sierpnia 2025 r.) skarżący złożył skargę na przewlekłe prowadzenie postępowania. W przedmiotowym piśmie skarżący wniósł o: 1) stwierdzenie przewlekłości postępowania, 2) stwierdzenie, że przewlekłość ta miała charakter rażącego naruszenia prawa, 3) przyznanie od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej na podstawie art. 149 § 2 w zw. z art. 154 § 6 p.p.s.a. w wysokości 8000 zł, 4) zasądzenie na rzecz skarżącego kosztów postępowania. W dniu [...] sierpnia 2025 r. do UODO wpłynął zwrot korespondencji skierowanej do spółki w dniu [...] lipca 2025 r. W dniu [...] sierpnia 2025 r. Prezes UODO ponownie wystąpił do spółki o uzupełnienie wyjaśnień, niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w niniejszej sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego. Prezes UODO, mając na uwadze powyższe, stwierdził, że skarga z dnia [...] lipca 2025 r. na przewlekłość organu jest nieuzasadniona. Organ wskazuje, że artykuł 3 § 2 pkt 8 i 9 p.p.s.a. określa przedmiotowo rodzaj spraw poddanych kontroli sądu administracyjnego w zakresie bezczynności lub przewlekłości. Stosownie do dyspozycji art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawie skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania organów w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1 - 4a ww. aktu prawnego. Przewlekłość postępowania została zdefiniowana w art. 37 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572 t.j.) zwanej dalej k.p.a. oraz art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. Ponadto organ wskazuje, że od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781 t.j.), jak również przepisy rozporządzenia 2016/679. Przepisy rozporządzenia 2016/679 stosuje się bezpośrednio. Zgodnie zaś z art. 7 ust. 1 ustawy z 10 maja 2018 r., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa Urzędu, w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. W myśl art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a. przewlekłość ma miejsce wówczas, gdy postępowanie prowadzone jest dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Powołany przepis w pkt 1 stanowi zaś, że o bezczynności można mówić wówczas, gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1. Skarżący zarzucił organowi przewlekłość w prowadzeniu postępowania. W ocenie Prezesa UODO w przedmiotowej sprawie organ nie podejmował i nie podejmuje czynności pozornych, zbędnych, czy nieskutecznych w znaczeniu nieprowadzących do zebrania materiału dowodowego w sprawie. Organ argumentuje, że pytania zadane spółce w skierowanym do niej w dniu [...] lutego 2025 r. wezwaniu do złożenia wyjaśnień oraz wezwaniu do złożenia uzupełniających wyjaśnień z [...] lipca 2025 r. oraz [...] sierpnia 2025 r. były merytoryczne w odniesieniu do przedmiotu sprawy, zaś organ działał przy tym starannie. Organ podniósł, że na Prezesie UODO spoczywa statuowany w art. 77 k.p.a., obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Jak wielokrotnie podkreślał Naczelny Sąd Administracyjny, z art. 77 § 1 k.p.a. oraz wyrażonej w art. 7 tego aktu prawnego zasady prawdy obiektywnej wynika, że ciężar dowodu spoczywa na organie administracji (por. wyrok NSA OZ w Lublinie z dnia 15 września 1992 r.; sygn. akt SA/Lu 601/92, wyrok NSA OZ w Gdańsku z dnia 16 października 1998 r.; sygn. akt: I SA/Gd 92/98). Prezes UODO jest zatem zobligowany do dokonania szczegółowej analizy składanych przez strony pism w niniejszej sprawie. Konieczne było bowiem ustalenie, czy pisma te są wolne od braków formalnych oraz czy są zupełne pod względem merytorycznym. Z tego względu organ wskazuje, że zasada szybkości postępowania wyrażona w art. 12 § 1 k.p.a., jakkolwiek bardzo istotna, nie może być uznana za nadrzędną, w szczególności wobec zasady prawdy obiektywnej, o której mowa w art. 7 k.p.a. W tym zakresie Prezes UODO zgadza się ze stanowiskiem wyrażonym przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 15 lutego 2018 r. (sygn. akt II OSK 920/17), w którym zauważa, iż cyt.: "(...) oprócz zasady szybkości postępowania (art. 12 Kpa) organ jest związany zasadą prawdy obiektywnej, która wyraża się w obowiązku dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego (art. 7 Kpa). Rozsądny termin postępowania musi zostać określony w świetle wszystkich okoliczności danej sprawy oraz w oparciu o takie kryteria jak: złożoność sprawy, postępowanie samych stron oraz właściwych organów". Prezes UODO wskazał, że niezasadny jest również zarzut skarżącego, że doszło do rażącej przewlekłości prowadzenia postępowania. W tym aspekcie należy wziąć pod uwagę orzecznictwo sądowoadministracyjne. Organ zgadza się w pełni ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego zawartym w wyroku z dnia 17 stycznia 2020 r. (sygn. akt I OSK 416/19), zgodnie z którym cyt. "(...) dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, czyli także terminów załatwienia sprawy. Przekroczenie musi być zatem bardzo znaczne i wskazywać na złą wolę organu lub powodować dolegliwe dla strony skutki", a także w wyroku z dnia 29 kwietnia 2020 r. (sygn. akt I OSK 3094/19), zgodnie z którym cyt. "(...) pod pojęciem rażącego naruszenia prawa rozumie się sytuację, w której bez żadnej wątpliwości można stwierdzić, że naruszono prawo, a więc sytuację, w której naruszenie jest oczywiste. Przy czym jest to naruszenie ciężkie, które nosi cechy oczywistej i wyraźnej sprzeczności z obowiązującym prawem, niezasługujące na zaakceptowanie w demokratycznym państwie prawa i wywołujące dotkliwe skutki społeczne lub indywidualne. Nie jest zatem wystarczające dla przyjęcia bezczynności o rażącym charakterze samo przekroczenie przez organ ustawowych terminów załatwienia sprawy". Według Prezesa UODO istotny jest fakt, że organ niezwłocznie po wniesieniu ponaglenia, a następnie skargi uczynił zadość ciążącym na nim obowiązkom i podjął działania w celu wydania decyzji administracyjnej. Nie można więc uznać, aby cechowała go zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób oczywisty. Prezes UODO podkreśla, że nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie przedstawionej przez skarżącego sprawy. Organ podejmował i podejmuje możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy pozwalającego na wydanie rozstrzygnięcia. W szczególności przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące rzetelnemu ustaleniu stron postępowania, ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy, aby następnie zebrać materiał dowodowy i wydać rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie. Organ argumentuje, że wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości Prezesa UODO musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. Należy zauważyć, że organ nie może oprzeć się wyłącznie na dowodach i twierdzeniach podmiotu zarzucającego nieprawidłowości. W celu zweryfikowania zarzutów skargi Prezes UODO musi w szczególności zwrócić się - w odpowiednich trybach – do skarżonego podmiotu o ustosunkowanie się do stawianych zarzutów, często kilkukrotnie, a także umożliwić wszystkim stronom wyrażenie stanowiska w sprawie, złożenie wyjaśnień i stosownych dowodów na ich potwierdzenie. Niejednokrotnie określone informacje wymagają konfrontacji poprzez ustosunkowanie się do nich przez drugą stronę. Na każdym etapie postępowania organ kierował i kieruje się zasadami prowadzenia postępowania określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego, w tym na bieżąco informuje skarżącego o podejmowanych czynnościach. Organ wskazuje, że istotnym jest, iż nie może stawiać w gorszej sytuacji innych obywateli swobodnie dysponując kolejnością rozpatrywania skarg. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania i z uwzględnieniem złożoności spraw. Czas potrzebny na wymianę korespondencji, a następnie na złożenie wyjaśnień, bez wątpienia wynika z przyczyn niezależnych od organu. Należy zauważyć, że zebranie wyjaśnień i dowodów od podmiotu skarżonego, a następnie oczekiwanie na odpowiedź wpływa na długość toczącego się postępowania. Nie można zatem uznać, że organ cechowała zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób oczywisty. W tym kontekście organ podziela argumenty zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, który w wyroku z dnia 16 lipca 2019 r. w sprawie o sygn. II SAB/OI 37/19 wskazał, że "(...) w myśl art. 35 § 5 k.p.a. do terminów załatwienia sprawy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu. Zatem czasu oczekiwania na uzupełnienia do raportu oraz pozostałe wyjaśnienia do wniosku nie należy wliczać do długości prowadzonego postępowania". Organ wskazuje, że zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym - w myśl § 3 tego przepisu - załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jednocześnie Prezes UODO podnosi, że zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, znajdującego zastosowanie bezpośrednio przed ww. przepisem prawa krajowego, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Powyższe oznacza dopuszczenie trwania postępowania przez 3 miesiące, a co więcej termin ten nie wyznacza w każdym przypadku granicy jak długo organ może prowadzić postępowanie w sprawie (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 11 czerwca 2019 r., sygn. akt II SAB/Wa 95/19). Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podziela pogląd doktryny, zgodnie z którym cyt.:"[o]dnosząc się do zarzutu bezczynności organu jako podstawy do skorzystania ze środka ochrony prawnej na gruncie postępowania sądowego, rozważyć należy, czy wskazany w komentowanym przepisie okres 3 miesięcy należy traktować jako dyrektywę dla określenia maksymalnego terminu do rozstrzygnięcia sprawy przez organ. Wydaje się, że treść ust. 2 komentowanego artykułu nie pozwala na przyjęcie takiego stanowiska. Należy bowiem zwrócić uwagę, że obowiązek informacyjny, który ma w tym czasie zrealizować organ, dotyczy nie tylko efektów rozpatrzenia skargi, ale może także obejmować, w zależności od specyfiki konkretnej sprawy, w tym stopnia jej skomplikowania, tylko informacje o postępach w jej prowadzeniu." (Edyta Bielak-Jomaa (red.), Dominik Lubasz (red.), RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz. Opublikowano: WKP 2018, LEX, https://sip.lex.pI/#/commentary/587747219). Postępowanie organu prowadzone jest pisemnie, zaś organ proceduje zgodnie z zasadami i terminami określonymi w powołanych wyżej przepisach rozporządzenia 2016/679). Niezależnie od argumentów przedstawionych wcześniej, organ nadmienia, że Urząd Ochrony Danych Osobowych jest jedynym urzędem na całą Polskę, bez jednostek pomocniczych, czy oddziałów zamiejscowych. Do UODO składają skargi osoby z całej Polski, jak również z zagranicy. Wnoszone skargi, mają coraz bardziej skomplikowany charakter i wymagają zwiększonej ilości czasu przeznaczanego na ich rozpatrzenie, co wydłuża okresy prowadzonych postępowań administracyjnych. W odniesieniu do powyższego żądanie skarżącego przyznania od organu na jego rzecz kwoty 8000 zł zgodnie z dyspozycją art. 149 § 2 p.p.s.a., jest według organu bezpodstawne. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że sytuacja celowego unikania załatwienia sprawy nie miała miejsca w niniejszej sprawie. Rozpatrywanie sprawy przez organ uległo wydłużeniu, jednak po zasygnalizowaniu przez skarżącego nierozpatrzenia sprawy w terminie niezwłocznie podjął kolejne działania mające na celu wydanie decyzji administracyjnej. Organ nie uchylał się zatem od wydania rozstrzygnięcia, a w możliwie najszybszym czasie podjął działania mające na celu zakończenie postępowania. Organ podkreśla, że w orzeczeniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 lutego 2018 r. (sygn. akt I OSK 1163/16) wskazano, że dopiero gdy sąd uzna, że dla realizacji celu skargi na przewlekłość nie wystarczy wymierzenie organowi grzywny, może przyznać skarżącemu sumę pieniężną (tak również wyrok NSA z dnia 18 lutego 2020 r. sygn. akt II OSK 2661/19). Ewentualne zasądzenie określonej sumy pieniężnej pełni przede wszystkim funkcję kompensacyjną. Organ podnosi, że skarżący nie wskazał jakiego rodzaju dolegliwości lub niedogodności doznał na skutek zarzucanego przewlekłego prowadzenia postępowania. W orzecznictwie nie budzi wątpliwości fakt, że sformułowanie takiego wniosku wymaga uzasadnienia ze strony wnoszącego ze względu na jego ww. kompensacyjny charakter. Organ argumentuje, że skarżący zarzuca organowi przewlekłe prowadzenie sprawy, a jednocześnie sam przez wskazany przez niego w skardze czas zwłoki nie zwracał się do organu o udzielenie informacji o podejmowanych czynnościach przez organ w związku z jego skargą. Jeżeli więc przez ten czas skarżący sam pozostawał bierny, nie można uznać, że doznał on uszczerbku, dolegliwości lub niedogodności na skutek zarzucanego przewlekłego prowadzenia postępowania, za które przysługiwałoby mu zasądzenie na jego rzecz określonej sumy pieniężnej. Tak jak już powyżej wskazano, po zasygnalizowaniu przez Skarżącego nierozpatrzenia sprawy w terminie organ nadzorczy niezwłocznie podjął działania mające na celu wydanie decyzji administracyjnej w przedmiotowej sprawie. Organ wskazuje, że czynności podejmował już przed samym ponagleniem. Skarżący po ponagleniu organu pismem z [...] czerwca 2025 r., zaledwie po dwóch tygodniach (pismem z 8 lipca 2025 r.), złożył skargę do sądu administracyjnego na przewlekłość prowadzonego postępowania. Według organu celem ponaglenia nie była chęć zasygnalizowania organowi przewlekłości, tak aby ten mógł podjąć dalsze działania w sprawie, lecz bezpośrednio złożenie skargi celem uzyskania zadośćuczynienia. Tymczasem, w tym okresie organ podejmował skuteczne czynności w sprawie, o czym na bieżąco informował skarżącego (pisma informacyjne organu, k. 26, 76, 81), a ewentualne opóźnienie wynikało z nieuzyskania od spółki dodatkowych wyjaśnień, koniecznych do wydania rozstrzygnięcia w sprawie (spółka nie podjęła korespondencji w sprawie). Zdaniem organu, skarga Skarżącego na przewlekłość Prezesa UODO jest niezasadna. W przypadku nieuwzględnienia przez Sąd tego poglądu, Prezes UODO, powołując się na wskazaną wyżej argumentację, wniósł o przyjęcie, iż przewlekłość nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Wezwaniem z dnia 8 stycznia 2026 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wezwał organ do nadesłania informacji czy organ wydał decyzję w sprawie ze skargi K. S. z dnia [...] czerwca 2021 r. Organ w piśmie z dnia [...] stycznia 2026 r. poinformował, że decyzja w sprawie skargi K. S. na dzień dzisiejszy nie została wydana. Wskazał, że z uwagi na brak uzupełnienia materiału dowodowego przez Spółkę "[...]" Sp. z o.o. z siedzibą w [...] przy ul. [...] (zwana dalej Spółką), o które została wezwana pismem z [...].10.2025 r., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych pismem z [...].01.2026 r. wezwał [...] Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w [...] przy [...] (Administratora danych osobowych Skarżącego według wyjaśnień Spółki) do udzielenia wyjaśnień, które są niezbędne do wydania decyzji administracyjnej w niniejszej sprawie. Jednocześnie organ przedstawił czynności podjęte w sprawie przez organ po przesłaniu akt sprawy do sądu wraz ze skargą na przewlekłość, wskazał na: 1. Pismo Prezesa UODO z dnia [...].10.2025 r. informujące strony postępowania o zebraniu materiału dowodowego (Spółka nie udzieliła odpowiedzi na wezwania organu z [...].07.2025 r. oraz [...].08.2025 r.). 2. Wyjaśnienia Spółki z [...].10.2025 r. (data wpływu [...].10.2025 r.). 3. Pismo Prezesa UODO z dnia [...].10.2025 r. informujące o otwarciu materiału dowodowego oraz wezwanie Spółki o uzupełnienie wyjaśnień (brak odpowiedzi Spółki). 4. W dniu [...].11.2025 r. wpłynęło do organu Zwrotne Potwierdzenie Odbioru ww. pisma, które zgodnie z informacją na nim, zostało odebrane przez Spółkę w dniu [...].10.2025 r. 5. Pismo Prezesa UODO z dnia [...].01.2025 r. wzywające [...] Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w [...] przy [...] (Administrator danych osobowych Skarżącego według wyjaśnień Spółki) do udzielenia wyjaśnień w sprawie. 6. Pismo Prezesa UODO z dnia [...].01.2025 r. wzywające ponownie Spółkę do uzupełnienia wyjaśnień. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje. Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935), zwanej dalej p.p.s.a., sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Zgodnie z art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a. Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do treści art. 119 pkt 4 i art. 120 p.p.s.a. Pierwszy z ww. przepisów stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Natomiast w myśl art. 120 P.p.s.a. w trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawy na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. Stosownie do treści art. 52 § 1 i 2 p.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie. W przypadku skargi na przewlekłe prowadzenie postępowania lub bezczynność wniesienie skargi należy poprzedzić ponagleniem do właściwego organu prowadzącego postępowanie. W myśl art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność); jak również wówczas, gdy -zgodnie z art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a.) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość) Natomiast stosownie do art. 37 § 3 k.p.a. ponaglenie wnosi się: 1) do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie; 2) do organu prowadzącego postępowanie - jeżeli nie ma organu wyższego stopnia. Zgodnie z art. 53 § 2b p.p.s.a. skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. W ocenie Sądu skarga na przewlekłe prowadzenie przez Prezesa UODO postępowania w przedmiocie rozpatrzenia skargi (wniosku) skarżącego z dnia [...] czerwca 2021 r. jest dopuszczalna. Skarżący przed jej wniesieniem wystąpił do organu z ponagleniem z dnia [...] czerwca 2025 r., które wpłynęło do organu w dniu [...] czerwca 2025 r. Skarga do Sądu na przewlekłe prowadzenie postępowania wniesiona została do Sądu pismem z dnia [...] lipca 2025 r. i wpłynęła do organu w dniu [...] lipca 2025 r. Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 p.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6. Wskazania wymaga, że przepisy p.p.s.a nie definiują pojęcia przewlekłości, jak i bezczynności organu. W doktrynie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale mimo istnienia ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (T. Woś [w:] T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 109). Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. Skarga na bezczynność organu ma zasadniczo na celu ochronę procesową strony poprzez doprowadzenie do wydania rozstrzygnięcia w sprawie. Natomiast przewlekłe prowadzenie postępowania, które skarżący uczynił przedmiotem skargi, ujmowane jest jako prowadzenie postępowania w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny. Przewlekłość postępowania oznacza opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu, w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w krótszym terminie, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ zaistnieje wówczas, gdy organowi będzie można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, by zakończyło się ono w rozsądnym terminie, względnie zarzut prowadzenia czynności (w tym dowodowych) pozbawionych dla sprawy jakiegokolwiek znaczenia. Pojęcie "przewlekłość postępowania" obejmować będzie zatem opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu, w sytuacji gdy sprawa mogła być załatwiona w terminie krótszym, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Kontrola Sądu zmierza zatem do ustalenia, czy istotnie organ administracji publicznej postępowanie w sprawie prowadzi przewlekle i bezpodstawnie nie kończy go wydaniem rozstrzygnięcia (por. J. Drachal, J. Jasielski, R. Stankiewicz. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz pod red. R. Hausera i M. Wierzbowskiego, Warszawa 2011, str. 69-70, wyrok NSA z dnia 26 października 2012 r. sygn. akt II OSK 1956/12, wyrok WSA w Gdańsku z dnia 29 czerwca 2023 r. sygn. akt II SAB/Gd 6/23; dostępne na stronie orzeczenia.nsa.gov.pl). W doktrynie przyjmuje się, że o przewlekłym prowadzeniu postępowania można mówić, gdy organ administracji w jego toku podejmuje czynności zbędne lub też powstrzymuje się od podjęcia czynności niezbędnych do rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy, co prowadzi do nieracjonalnego przedłużenia terminu jej załatwienia (J.P.Tarno "Bezczynność organu a przewlekłe prowadzenie postępowania, Casus 2013 r., str. 11). W sprawie niniejszej skarżący zarzucił organowi przewlekłe prowadzenie postępowania i Sąd, na podstawie okoliczności sprawy, czynności podejmowanych przez organ, przyjął, że skarga na przewlekłe prowadzenie postępowania jest uzasadniona. Wskazania wymaga, że od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwana dalej u.o.d.o. oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm.), zwane dalej RODO. RODO stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o. Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Stosownie do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Zatem, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 RODO termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wynosi trzy miesiące. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się, że "(...) trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 RODO nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) , dalej: u.o.d.o., oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie, że art. 78 ust. 2 RODO nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o jakim mowa w art. 78 ust. 2 RODO, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (jak podnosi przywołana wyżej doktryna; zob. też P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 RODO musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. (...)", (v. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22, orzeczenia.nsa.gov.pl). Zgodnie z art. 12 k.p.a. organy administracji powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami do jej załatwienia. Jak już wskazywano wyżej, z przewlekłością postępowania mamy do czynienia, gdy organ nie załatwia sprawy w ustawowym terminie, a podejmowane przez niego działania nie charakteryzują się koncentracją, względnie mają charakter czynności pozornych, nieistotnych dla merytorycznego załatwienia sprawy. Jest to sytuacja, gdy organowi można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, aby zakończyło się ono w rozsądnym terminie. Przewlekłość postępowania zachodzi zatem, gdy jest ono długotrwałe, prowadzone jest rozwlekle i trwa ponad konieczność wyjaśnienia okoliczności faktycznych i prawnych niezbędnych do finalnego rozstrzygnięcia. Zatem opieszałe i niesprawne działanie organu zachodzi m.in. wówczas, gdy – z uwagi na okoliczności faktyczne i prawne - sprawa mogłaby być załatwiona w terminie krótszym, jednakże organ nie podejmuje działań we właściwym czasie, co prowadzi do tego, że postępowanie nie mogło zakończyć się w rozsądnym terminie. Taka sytuacja wystąpiła w niniejszej sprawie. Z akt administracyjnych jednoznacznie wynika bowiem, że skarżący pismem z dnia [...] czerwca 2021 r. wniósł bowiem do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych przez [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...]. Skarga wpłynęła do organu w dniu [...] lipca 2021 r. Organ w dniu [...] sierpnia 2021 r. wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi, w tym do wskazania, czy jedynie zawiadamia Prezesa UODO o nieprawidłowościach w procesie przetwarzania danych (A - zawiadomienie), czy chce aby Prezes UODO podjął działania w sprawie indywidualnie (B- skarga). Pismem z dnia [...] września 2021 r. (data wpływu do organu nadzorczego [...] września 2021 r.) skarżący uzupełnił brak formalny skargi, wskazał, że wnosił o podjęcie zarówno działań w sprawie indywidualnie, jak i rozważenie podjęcia przewidzianych prawem czynności z urzędu. W dniu [...] lutego 2025 r. Prezes UODO wystąpił do Spółki o pisemne ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował skarżącego pismem z tego samego dnia, tj. [...] lutego 2025 r., które doręczone zostało skarżącemu w dniu [...] lutego 2025 r. W dniu [...] marca 2025 r. do Prezesa UODO wpłynęły wyjaśnienia Spółki z dnia 6 marca 2025 r. Pismem z dnia [...] czerwca 2025 r. skarżący wniósł do organu ponaglenie (wpłynęło do organu w dniu [...] czerwca 2025 r. Pismem z dnia [...] lipca 2025 r. Prezes UODO zwrócił się do Spółki o uzupełnienie wyjaśnień, niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w niniejszej sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ pismem z dnia [...] lipca 2025 r. poinformował skarżącego. Już po wniesieniu skargi na przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ, w dniu [...] sierpnia 2025 r. do UODO wpłynął zwrot korespondencji skierowanej do Spółki w dniu 4 lipca 2025 r. Zaś w dniu [...] sierpnia 2025 r. organ ponownie wystąpił do Spółki o uzupełnienie wyjaśnień, niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w niniejszej sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował Skarżącego pismem z dnia [...] sierpnia 2025 r. Z całokształtu przedstawionych okoliczności jednoznacznie wynika, że organ nie dochował należytej staranności w sprawnym zorganizowaniu postępowania w sprawie zainicjowanej przez skarżącego, stąd też prowadzone było ono przewlekle. Skarżący jednoznacznie określił przedmiot skargi już w piśmie z dnia [...] czerwca 2021 r. (w tym określił jakiego podmiotu dotyczy skarga i na czym w jego ocenie polegały nieprawidłowości, określił też czego żąda w postępowaniu), jak również odpowiedział na wezwanie organu w piśmie z dnia [...] września 2021 r., które wpłynęło do organu w dniu [...] września 2021 r. Organ zaś pierwsze czynności w sprawie podjął dopiero po 3 latach i 5 miesiącach, albowiem w dniu [...] lutego 2025 r. wystąpił do Spółki o złożenie wyjaśnień w sprawie. Nie można zatem powiedzieć, aby organ podejmował działania we właściwym czasie. Działań tych bowiem nie podejmowano w sprawie, pozostawiając ją w istocie bez biegu przez niezwykle długi czas. Zauważyć należy, że także od czasu, gdy do organu wpłynęły w dniu [...] marca 2025 r. wyjaśnienia od Spółki, w sprawie nic się nie działo. Organ przez prawie 4 miesiące nadal nie podejmował działań zmierzających do zakończenia postępowania, albowiem dopiero pismem z dnia [...] lipca 2025 r. zwrócił się do Spółki o uzupełnienie wyjaśnień. W sprawie tej bezspornie zasadny jest zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, aby zakończyło się ono w rozsądnym terminie. Skarga na przewlekłe prowadzenie postępowania okazała się zatem zasadna. Nie można – w okolicznościach wynikających z akt administracyjnych i przedstawionych przez organ w niniejszej sprawie – podzielić twierdzenia organu, że skarga z dnia [...] lipca 2025 r. na przewlekłość Prezesa UODO jest nieuzasadniona. Odnosząc się do argumentów odpowiedzi na skargę podkreślenia wymaga, że ani skarżący ani Sąd nie kwestionuje, że pytania zadane Spółce w skierowanym do niej w dniu [...] lutego 2025 r. wezwaniu do złożenia wyjaśnień oraz wezwaniu do złożenia uzupełniających wyjaśnień z [...] lipca 2025 r. oraz [...] sierpnia 2025 r. były merytoryczne w odniesieniu do przedmiotu sprawy. Staranność organu w zakresie meritum nie jest kwestionowana i nie jest przedmiotem niniejszej sprawy, natomiast nie można mówić o należytym staraniu we właściwym zorganizowaniu postępowania, które mogło zakończyć się we właściwym czasie, gdyby tylko zwrócono się do Spółki o wyjaśnienia jeszcze w 2021 r. Zasada szybkości nie jest zasadą nadrzędną wobec zasady prawdy obiektywnej. Trudno jednakże mówić o dokonywaniu ustaleń faktycznych, jeśli organ działań w ogóle przez ponad 3 lata i 5 miesięcy nie podejmował, jak również nie podejmował ich – mimo wiedzy o tak długim niepodejmowaniu czynności – następnie przez prawie 4 miesiące już w 2025 r. Nie można podzielić w tej sprawie twierdzenia organu, że podejmował i podejmuje możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy. Ustaleń tych nie zmieniają także późniejsze działania organu podejmowane od października 2025 r., o których jest mowa w piśmie organu z dnia [...] stycznia 2026 r. Skarga była zasadna na dzień jej wniesienia i jest zasadna na dzień rozpoznawania sprawy przez Sąd. Dokonując oceny charakteru przewlekłego prowadzenia postępowania przez organ w niniejszej sprawie Sąd stwierdził, że miało ono charakter rażącego naruszenia prawa. Sąd wziął pod uwagę argumentację organu podniesioną w odpowiedzi na skargę, tj. wskazanie, że Urząd Ochrony Danych Osobowych jest jedynym urzędem na całą Polskę, bez jednostek pomocniczych, czy oddziałów zamiejscowych, a wnoszone skargi mają coraz bardziej skomplikowany charakter i wymagają zwiększonej ilości czasu przeznaczanego na ich rozpatrzenie, co wydłuża okresy prowadzonych postępowań administracyjnych. Zwrócić należy jednakże uwagę, że zwlekanie przez okres ponad 3 lat i 5 miesięcy z podjęciem działań wyjaśniających wobec podmiotu, którego działania kwestionowane były przez stronę na gruncie RODO, nie daje się usprawiedliwić charakterem sprawy i nie daje podstaw do przyjęcia, że przewlekłe prowadzenie postępowania nie miało charakteru rażącego naruszenia prawa. W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że pojęcie "rażące naruszenie prawa", o którym mowa w art.149 § 1a p.p.s.a., jako postać kwalifikowana naruszenia prawa, powinno być interpretowane ściśle. Muszą tym samym wystąpić szczególne okoliczności uzasadniające przyjęcie takiej postaci naruszenia prawa. Samo pojęcie "rażące" oznacza, że chodzi tu o działanie bezsporne, ponad miarę, niewątpliwe, wyraźne oraz oczywiste. Tym samym rażące naruszenie prawa musi posiadać dodatkowe cechy w stosunku do "normalnego" naruszenia prawa. Musi być to naruszenie prawa, które wyraźnie odróżnia się wśród innych naruszeń prawa, stanowiąc pewien przypadek wyjątkowy na ich tle (v. wyrok NSA z dnia 20 marca 2025 r. sygn. akt III OSK 2945/23, orzeczenia.nsa.gov.pl). Jak wskazano w powołanym wyroku, w orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntowane jest stanowisko, że do okoliczności ekskulpujących organ nie zaliczają się jego organizacyjne problemy, takie jak obciążenie ilością spraw, czy braki kadrowe z tego względu, że nie mogą one rodzić negatywnych skutków dla strony i wpływać na ograniczenie jej prawa do rozpoznania sprawy bez zbędnej zwłoki (tak wyrok NSA z 17 lipca 2018 r., I OSK 2542/16; wyrok NSA z 21 kwietnia 2017 r., II OSK 521/16; wyrok NSA z 1 sierpnia 2017 r., II OSK 2614/16). Organ podkreśla w odpowiedzi na skargę, że sytuacja celowego unikania załatwienia sprawy nie miała miejsca w niniejszej sprawie. Sąd rozpoznający niniejszą sprawę nie stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania było działaniem celowym, albowiem twierdzenie to nie znajduje uzasadnienia w aktach sprawy. Organ, jak wynika z odpowiedzi na skargę, miał w zamierzeniu na celu właściwe prowadzenie postępowania, jednakże to się nie ziściło w tej sprawie. Powody braku właściwego zorganizowania postępowania już choćby przez okres ponad 3 lat i 5 miesięcy (faktycznego braku działań) nie znajdują usprawiedliwienia. Z pewnością nie można przyjąć, jak chciałby organ, że "podejmował i podejmuje możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy pozwalającego na wydanie rozstrzygnięcia. W szczególności przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy, aby następnie zebrać materiał dowodowy i wydać rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie". Brak podejmowania efektywnych działań we właściwym czasie jest jednakże w tej sprawie oczywisty. Podnoszona w odpowiedzi na skargę okoliczność, że skarżący po ponagleniu organu pismem z [...] czerwca 2025 r., zaledwie po dwóch tygodniach (pismem z [...] lipca 2025 r.), złożył skargę do sądu administracyjnego na przewlekłość prowadzonego postępowania, nie daje podstaw do stwierdzenia, że przewlekłe prowadzenie postępowania nie miało charakteru rażącego. Nie można nadto czynić skarżącemu zarzutu, że skorzystał z prawa do sądu. W sprawie tej organ rażąco naruszył art. 8 k.p.a., tj. zasadę pogłębiania zaufania do organu władzy publicznej, art. 36 k.p.a. i art. 78 RODO. Nieuzasadnione niepodejmowanie czynności przez okres ponad 3 lat i 5 miesięcy, a także już wówczas, gdy organ uzyskał pierwsze wyjaśnienia od spółki, jednoznacznie wskazują na rażący charakter przewlekłego prowadzenia postępowania. Warto przy tym zwrócić uwagę, że w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się, że "art. 78 ust. 2 RODO należy odczytywać (...) w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 u.o.d.o., nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie bowiem z art. 62 u.o.d.o. "w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach.". (...)" (v. wyrok NSA z dnia 12 lutego 2025 r. sygn. akt III OSK 1632/24, orzeczenia.nsa.gov.pl). W sprawie tej organ mimo upływu 3-miesięcznego terminu nie zawiadomił strony o przedłużeniu terminu zakończenia postępowania. Termin zakończenia postępowania nie został przez organ w ogóle przewidziany i wskazany stronie postępowania. Organ informował stronę o działaniach podejmowanych od [...] lutego 2025 r., jednakże nie przewidział i nie wskazywał nowego terminu zakończenia postępowania. Podkreślenia wymaga, że "(...) Trzymiesięczny termin nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 u.o.d.o. oznacza wydanie decyzji administracyjnej. (...)" (v. wyrok NSA z dnia 12 lutego 2025 r. sygn. akt III OSK 1632/24, orzeczenia.nsa.gov.pl). Z tych względów Sąd stwierdził, że organ prowadził przewlekle postępowanie w sprawie skargi skarżącego i nie zakończył go w przewidzianej prawem formie. Także czynności podejmowane przez organ już po wniesieniu skargi, przedstawione w piśmie z dnia [...] stycznia 2026 r., nie zmieniają przedstawionych ustaleń Sądu. Postępowanie przed Prezesem UODO, trwające od 2021 r. nie zakończyło się wydaniem aktu administracyjnego. Z tego względu Sąd zobowiązał Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpatrzenia skargi K. S. z dnia [...] czerwca 2021 r. na przetwarzanie danych osobowych, w terminie miesiąca od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy. Jednocześnie Sąd stwierdził, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało charakter rażącego naruszenia prawa. W myśl art. 149 § 2 p.p.s.a. sąd, w przypadku uwzględnienia skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, może orzec z urzędu lub na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. Powołany wyżej przepis nie precyzuje charakteru przyznawanej kwoty pieniężnej. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowany jest pogląd, który podziela Sąd rozpoznający niniejszą sprawę, że instytucja sumy pieniężnej, podobnie jak i grzywna, pełni funkcję represyjną oraz prewencyjną – mającą na celu wzmocnienie instytucji przeciwdziałających bezczynności oraz przewlekłemu prowadzeniu postępowania. Podobnie jak w przypadku grzywny, jej celem jest zdyscyplinowanie organu do załatwienia sprawy. Jest to zatem dodatkowa gwarancja terminowego załatwienia sprawy, a jednocześnie dodatkowe wzmocnienie ochrony interesów skarżącego. Suma pieniężna pełni również funkcję kompensacyjną, jako że jest zadośćuczynieniem dla skarżącego za oczekiwanie na zakończenie jego sprawy i ta jej funkcja ma szczególne znaczenie (v. wyrok NSA z dnia 21 lutego 2018 r. sygn. akt I OSK 2229/17, wyrok NSA z dnia 27 lutego 2019 r. sygn. akt I OSK 1189/17, wyrok NSA z dnia 11 kwietnia 2017 r. sygn. akt I OSK 1506/16, wyrok NSA z dnia 18 grudnia 2018 r. sygn. akt I OSK 3800/18, orzeczenia.nsa.gov.pl). Mając na uwadze okoliczności faktyczne niniejszej sprawy, Sąd, w oparciu o art. 149 § 2 p.p.s.a., przyznał skarżącemu sumę pieniężną w kwocie 1 000 zł uznając, że suma pieniężna w tej wysokości wypełni swą funkcję represyjną oraz prewencyjną i będzie przeciwdziałać przewlekłości w prowadzeniu postępowania przez organ. Sąd nie znalazł podstaw do przyznania sumy pieniężnej w wysokości wskazanej przez skarżącego w skardze. Suma w przyznanej wysokości wypełni w ocenie Sądu swą kompensacyjną funkcję. Przyznana suma stanowi zadośćuczynienie dla skarżącego za oczekiwanie na zakończenie jego sprawy administracyjnej. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a w zw. z art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi orzekł, jak w punkcie 1 i 2 wyroku. O przyznaniu skarżącemu sumy pieniężnej Sąd orzekł, jak w pkt. 3 wyroku, na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. O zwrocie kosztów postępowania, jak w punkcie 4 wyroku, Sąd orzekł na podstawie art. 200 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł.